Kako napraviti sastanke uprave Produktivni događaji

Ne morate gledati daleko da biste pronašli članke od stručnjaka o upravljanju vremenom, ostvarenim rukovoditeljima i drugim guruima i stručnjacima koji odlučuju o sastancima i predlažete da izbjegavate, smanjujete ili na drugi način izbjegavate ove često naporne korporativne gubitnike vremena.

Ipak, ponekad jednostavno moramo upoznati. I da, postoje neki veliki savjeti dostupni od stručnjaka za upravljanje vremenom, kontrolu dnevnog reda i pravila reda. Fokus je ovdje malo drugačiji, nudeći neke pokušane i istinite smjernice koje će pomoći menadžerima pretvoriti pet vrsta sastanaka u bezbolne i produktivne događaje.

Pet uobičajenih rješenja za sastanke

1. Uklonite smrt ažuriranjem "oko stola", Znaš ovaj sastanak. Osamnaest ljudi u sobi, a zatim zahtijevaju od svake osobe da dijele ažuriranje koje tipično zvuči kao pokušaj da se opravda njihovo postojanje i da se potkrijepi njihovo zalaganje u velikoj radničkoj dvorani slave. Izvršni direktori i viši čelnici poznati su po vođenju tih sastanaka, naivno vjerujući da je ovo odličan način da svi čuju što se događa u cijeloj tvrtki. U stvarnosti, ljudi se uglavnom isključuju i usredotočuju se na planiranje vlastitog ažuriranja koje nitko neće slušati.

umjesto toga: Svakako se okupite sa svojim kolegama, članovima tima ili ključnim kolegama, ali nemojte podleći pristupu "oko stola". Ponudite informacije na temelju iznimke. Podijelite relevantne vijesti, uključujući financijske rezultate, velike pobjede klijenata ili ažuriranja inicijativa na razini cijele organizacije. Također, proširite ponudu za pojedince da pokrenu važna pitanja. Ako se dogodilo nešto vrijedno pažnje i nije poznato, netko bi ga trebao podijeliti. Ako jednoj skupini treba pomoć druge skupine, podnesite zahtjev.

Inače, ne prisiljavajte sve prisutne na dijeljenje.

2. Statusni sastanci općenito. To mogu biti brutalni ubojice vremena, pogotovo kada se zaključavaju kao ponavljajući događaji i kojima se loše upravlja.

umjesto : Nikada ne zovi sastanak za nešto što možeš pogledati. Iskoristite tehnološke alate toga dana kako biste osigurali da vaši radni timovi održavaju aktualno i vidljivo ažuriranje statusa gdje ga svatko može vidjeti klikom miša. Ako morate zadovoljiti skraćeno vrijeme sastanka na pola ili koristiti agilne pristupe i izvoditi kratke “stand-up” sesije. Budite drakonski o digresijama i smetnjama koje produžuju ove sesije. Usredotočite se na status dijeljenja i zatražite od ljudi da se pozabave pitanjima izvan ovog foruma.

3. nestrukturirani sastanci za razmjenu ideja. Većina sastanaka koji se bave brainstormingom toliko su slabo vođeni da na kraju potiskujemo ideje, podupiremo ideju šefa ili stvaramo velike popise cool stvari na postu, koje se nikada više ne čuju i ne vide.

umjesto toga: Radite na definiranju teme za brainstorming i podijelite je s pozvanima prije sjednice. Prikupite njihov doprinos i konsolidirajte te ga objavite ili podijelite bez pripisivanja ideja. Koristite živu sesiju za skakanje i nadogradnju poslanih ideja, dodajući na popis. Oduprite se porivu za ocjenjivanjem ideja u ovoj sesiji. Uključite i druge tehnike koje minimaliziraju pritiske socijalizacije, kao što je pisanje mozga. I iznad svega, konsolidirajte ideje i stvorite proces za njihovo vrednovanje, kao i za njihovo arhiviranje za jednostavnu grupnu referencu na budućim sjednicama i situacijama.

4. Pregledi operacija koji čine inkviziciju pitomom. Ako ste ikada pretrpjeli neku sesiju na kojoj se voditelj sastanka - obično izvršni - usredotočuje na jednu borbenu funkciju ili traga za slabom točkom u svima, a zatim nemilosrdno šalju glasnike, znate kako je taj format razoran. Nemojte ovjekovječiti ovaj proces.

umjesto toga: zadržati duboke funkcionalne ronjenja i korporativne proktološke ispite privatnim te se usredotočiti na dijeljenje ključnih operativnih pokazatelja, problema i mogućnosti. Skupni sastanak nije vrijeme ili mjesto za razdvajanje područja ili pojedinca koji ne ostvaruje zadovoljavajuće rezultate. Sastavite sastanak na licu mjesta, ali nemojte podvrgavati sve ostale na vaše vidljivo unakrsno ispitivanje o ovom pitanju. Ne odustajte od odgovornosti za poboljšanje, već eliminirajte okrutnost i ono što je javno shaming iz repertoara upravljanja sastancima.

5. Sastanci koji postavljaju pitanja koja zahtijevaju spontane odluke. Čudno ili ironično, soba za sastanke je jedno od najgorih mjesta za brze odluke. Podizanje problema po prvi put i pozivanje na odluku stavljaju ljude na licu mjesta i oni će vam zamjeriti što koristite ovaj pristup.

umjesto toga: Radite neprekidno ispred sastanaka grupe kako biste angažirali ključne zainteresirane strane o pitanjima i mogućnostima. Tražite njihov doprinos, ponudite svoje perspektive i radite na zajedničkim interesima. Koristite forum za sastanke kako biste potvrdili interese dionika i utvrdili njihove preporuke. Iako još uvijek ne možete odmah donijeti odluku bez drugog koraka, ojačat ćete radne odnose sa svojim radom prije zasjedanja.

Donja crta za sada

Po prirodi smo komunalna bića, pa čak i uz razne tehnološke alate koji nam omogućuju da se povežemo bez da smo na istom mjestu, ponekad, to samo pomaže biti licem u lice. Iskoristite ovo vrijeme mudro i pokažite poštovanje sudionicima tako što ćete organizirati sastanke koji će umanjiti vrijeme ulaganja i maksimizirati visokokvalitetnu razmjenu informacija u okruženju koje ne ugrožava.