Kako znati kada vam je potrebna politika tvrtke

Politike i postupci tvrtke osiguravaju sigurno, organizirano, druželjubivo, osnažujuće i nediskriminacijsko radno mjesto. Politike štite zaposlenike od slobodnog okruženja favoriziranja i nepravednog postupanja. Ali ako pokušate stvoriti pravila za svaku nepredviđenu situaciju, nećete imati širinu upravljanja koja vam je potrebna za rješavanje pojedinačnih potreba zaposlenika. Previše politika također povećava vjerojatnost da će ih menadžeri primjenjivati ​​nejednako i nepravedno.

Možete postići zdravu ravnotežu. U većini slučajeva, ako se izravno obraćate zaposlenicima koji se ponašaju na način koji nije primjeren vašem radnom mjestu, možda nećete morati razvijati novu politiku tvrtke.

Smjernice politike

Razmislite o izradi pravila u sljedećim situacijama:

• Ako radnikovi postupci ukazuju na konfuziju u vezi s najprikladnijim načinom ponašanja (pravila oblačenja, e-pošta, internetska pravila ili korištenje pametnog telefona)
• Ako zaposlenici trebaju smjernice o rješavanju uobičajenih situacija (standardi ponašanja, putni troškovi ili kupnja trgovačke robe tvrtke)
• Pravno štititi tvrtku (dosljedna istraga o optužbama za uznemiravanje, nediskriminacijsko zapošljavanje ili promociju)
• Ostati u skladu s državnim politikama i zakonima (FMLA, ADA, EEOC, ili minimalna plaća)
• Uspostaviti dosljedne radne standarde, pravila i propise (progresivna disciplina, sigurnosna pravila, pravila o prekidu ili pravila pušenja)

• Osigurati dosljedan i pravedan tretman za zaposlenike (pogodnosti pogodnosti, plaćeni slobodni sati, pomoć u školovanju, vrijeme žalovanja ili dužnost porote)

Mogu postojati i drugi razlozi za razvoj politike. Zapamtite, ipak, nemojte dopustiti da loše ponašanje jednog zaposlenika bude primjena politike koja će utjecati na druge zaposlenike.

Izradite ciljeve politike

Kada utvrdite da je potrebno pravilo, dokumentirajte u pisanom obliku svoje ciljeve za izradu pravila. Kada je to moguće, recite zaposlenicima zašto provodite pravila. Uključite dovoljno pojedinosti u politiku kako bi stav tvrtke bio jasan, ali ne pokušavajte pokriti svaku potencijalnu situaciju.

Držite politiku što je moguće kraćom i jednostavnom, ali neka pravila o pravnim područjima - kao što je pristup tvrtke prema Zakonu o obiteljskoj medicini i dopustu, diskriminacija ili istraga pritužbi ili sustav progresivne discipline - možda moraju biti dugotrajna i sveobuhvatna.

Skupiti informacije

Pogledajte primjere pravila. Možda ćete imati poteškoća u pronalaženju primjera koji je u potpunosti prikladan za okolnosti, jezik i kulturu vaše tvrtke, ali možete koristiti uzorke pravila kao bazu umjesto pisanja pravila od nule.

Također se možete pretplatiti na uslugu koja pruža uzorke pravila. Društvo za upravljanje ljudskim resursima (SHRM) također pruža uzorke politika za članove.

U nekim slučajevima, možda ćete htjeti razgovarati sa svojim odvjetnicima o zapošljavanju kako biste vidjeli što im je na raspolaganju. Pogotovo kada novi zakon prolazi ili Ministarstvo rada izdaje nova pravila, odvjetničke tvrtke pišu opće politike za svoje klijente koje možete prilagoditi svojim potrebama.

Razvijte, pišite i pregledavajte pravila

Napišite politiku jednostavnim riječima i konceptima. Razgovarajte izravno sa zaposlenicima koji će čitati, provoditi i živjeti prema politici.

Nakon svakog odlomka, zapitajte se što - ako su pitanja kako bi se uvjerili da politika pokriva osnove i normalne iznimke i pitanja. Međutim, nemojte to opsjedati; nijedna politika neće pokrivati ​​sve moguće okolnosti.

Odaberite pilot skupinu od nekoliko zaposlenika kako biste pročitali pravila i postavili pitanja kako biste utvrdili hoće li zaposlenici moći razumjeti i slijediti ih. Ponovno napišite pravilo na temelju povratnih informacija.

Nabavite podršku u upravljanju i pravni pregled

Pregledajte pravila s upraviteljima koji će morati slijediti pravila kako bi dobili podršku i vlasništvo nad pravilima. Iako ste vjerojatno pokrenuli taj proces kada ste utvrdili potrebu za politikom, podrška za upravljanje tijekom provedbe politike je ključna.

Ako pravilo ima pravne posljedice, sporno je po prirodi ili ima osobne posljedice za zaposlenike (kao što su sigurnosne procedure), zamolite svog odvjetnika da pregleda politiku prije nego je distribuirate. Svakako obavijestite svog odvjetnika da želite da se politika pregleda zbog pravnih posljedica i prikladnog teksta, ali ne želite da se ona ponovno napiše na legalnom jeziku.

Provesti politiku

Distribuirajte i pregledajte nova pravila zaposlenicima u malim grupama, pojedinačno ili na sastanku tvrtke, ovisno o tome je li politika kontroverzna i kako je lako razumjeti. Dajte zaposlenicima priliku da postavljaju pitanja.

Osigurati zaposlenicima primjerak politike i zamoliti ih da potpišu potpis koji su primili i razumiju. Trebali bi zadržati kopiju za svoje vlastite datoteke.

Primjer Izjave o potpisivanju pravila

Ovo je uzorak signoff izraza za upotrebu:

Potvrđujem primitak i razumijevanje pravila Vaše tvrtke. Pravila su na snazi ​​Datum do daljnjeg obavještavanja.

_______________________________________________________

Potpis zaposlenika

_______________________________________________________

Ime zaposlenika (ispišite)

________________________________

Datum

Odlučite kako ćete komunicirati politiku u budućnosti

Uključite pravila u svoj priručnik za zaposlenike. Možda želite da politika postane dio vaše nove orijentacije zaposlenika. Neke tvrtke postavljaju pravila u svoj intranet ili u mapu s pravilima na zajedničkom pogonu računalne mreže. Odredite želite li politiku distribuirati i dodatnim metodama.

Podaci i arhiviranje prijašnjih politika koje ova politika zamjenjuje. Možda ćete ih trebati u pravne svrhe ili kao referencu.

Interpretirati i integrirati politiku

Vaša primjena politike i radna praksa odredit će pravo značenje pravila. Ne zaboravite da budete dosljedni i pošteni dok tumačite politiku tijekom vremena. Ako smatrate da se vaše prakse razlikuju od pisanih pravila, pregledajte i ponovno napišite pravilo prema potrebi.

Odricanje: Napominjemo da dostavljene informacije, iako mjerodavne, nisu zajamčene za točnost i zakonitost. Stranicu čita svjetska publika, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje. Molimo vas da potražite pravnu pomoć, ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da su vaše pravno tumačenje i odluke točne za vašu lokaciju. Ove informacije služe kao smjernice, ideje i pomoć.