Kako planirati sastanak tvrtke

Čestitamo! Vaša tvrtka će održati sastanak za grupu zaposlenika odabranih iz svih razina tvrtke. Glavni izvršni direktor dao vam je odgovornost voditelja projekta za događaj. Ovi savjeti i ogledni projektni plan pokazuju jedan od načina na koji voditelj projekta može pristupiti izradi projektnog plana za sastanak tvrtke ili slično složen projekt.

Pred-planirajte projekt

Vaš prvi korak je planiranje plana. Počinjete s raspravom o događaju s dionicima. Ako je to učinjeno prošle godine, što je bilo u redu? Što je pošlo po zlu? Tko je vodio projekt i može li vam pomoći da izbjegnete zamke ove godine? Budući da vam je glavni izvršni direktor dodijelio projekt, što on / ona želi od događaja? Kada će događaj biti? Gdje? Što je proračun?

Okupite što više informacija. To će biti kostur na kojem ćete izgraditi projektni plan.

Izgradite tim

Koji su vam drugi resursi potrebni da bi ovaj projekt bio uspješan? Postoje li ljudi u drugim odjelima koji vam mogu pomoći da ovaj događaj bude uspješan? Što trebate učiniti da biste dobili tu pomoć? Možete li samo pitati ili trebate dobiti formalno odobrenje od svog šefa? Koliko vam vremena treba od njih? Koje specifične vještine trebate pružiti? Može li itko drugi pružiti tu vještinu ako osoba koju želite nije dostupna?

Kako je ovo sastanak na razini cijele tvrtke, kako HR može pomoći? Trebate li pomoć Odjela za objekte? Što je s odjelom za marketing? Trebate li pomoć u tom području?

Planirajte dnevni red

Jednom kada znate koliko dugo će sastanak trajati, počnite popunjavati vremenske blokove. Trebate li uvodni zvučnik? Tko će to biti? Hoćete li zadržati polaznike zajedno ili ćete ih dijeliti u manje skupine za dio programa? Koliko će vam drugih govornika trebati? Tko će osigurati manje sesije ako izbiješ?

Hoće li događaj potrajati više od jednog dana? Kako ćete zatvoriti Dan Jedan? Kako ćete ponovno otvoriti drugi dan?

Kako ćete završiti na kraju? Trebate li završni govor? Kako ćete se nositi s logistikom ljudi koji se odjavljuju iz hotela ako ih rezervirate?

Pronađite prostor

Saznajte koliko ljudi dolazi. Zatim odredite koliko prostora trebate. Gdje će se održati događaj? Ima li mjesta u uredu ili trebate veći prostor? Da li CEO želi da se sastanak održava izvan mjesta kako bi se ljudi mogli koncentrirati ili želi da se taj sastanak održava u uredu kako bi se troškovi sveli na najmanju moguću mjeru?

Koja svojstva u vašem području mogu pružiti potreban prostor? Je li hotel u blizini zračne luke dobar izbor za smanjivanje vremena putovanja za ljude koji dolaze iz grada ili biste trebali pronaći nešto izvan grada koje će biti tiše?

Što različite prostorije naplaćuju za svoje objekte? Što oni uključuju i što ćete morati kupiti i unijeti? Hoće li vam dodijeliti osobu s kojom ćete raditi? Kakva je njihova politika u pogledu materijala i ljudi izvana?

Povucite ga

Nakon što ste prikupili odgovore na većinu ovih pitanja, možete početi sastavljati projektni plan. Zapamtite da ovdje prikazujemo popis projektnih zadataka, samo strukturu rada (WBS). Ne uključuje nijednu ovisnost između zadataka ili vremenskih rokova. Oni će biti dodani kasnije.

Uzorak projekta sastanka tvrtke

U Kako planirati projekt koristeći osnovne alate upravljanja projektima, raspravljali smo o razmišljanju iza planiranja projekta i korištenju vještina upravljanja projektima tijekom procesa planiranja. Evo kako struktura strukture raspodjele posla projekta (WBS) može tražiti projekt za planiranje sastanka tvrtke:

1. Planiranje projekta

1. Odredite proračun
2. Razgovarajte s izvršnim direktorom kako biste utvrdili ciljeve projekta
3. Kontaktirajte prethodnog voditelja projekta (PM) za savjete
4. Odredite popis dionika
5. Kontaktirajte dionike za unos.
6. Utvrdite željeni datum događaja
7. Odredite koliko je govornika / predavača potrebno
8. Odredite koliko je osoblja za podršku potrebno
9. Odredite koliko će zaposlenika prisustvovati
10. Navedite moguće lokacije za događaj

2. Izgradite projektni tim

1. Nabavite predstavnika tvrtke Marketing
2. Dohvatite predstavnika HR-a
3. Provjerite dodjeljuje li netko Kupnju pomoć
4. Zamolite Susan da obradi sve pojedinosti govornika
5. Dobijte replikaciju iz objekata
6. Zakažite početni sastanak projektnog tima

3. Razviti Agendu

3a Prvi dan plana

1. Postavite vrijeme početka
2. Odredite vrijeme, dogovorite mjesto i osoblje za registraciju
3. Postavite duljinu jutarnje sesije
4. Odredite duljinu govora
5. Izračunajte broj zvučnika potrebnih za jutarnju sesiju
6. Zapošljavajte zvučnike
7. Planirajte prijepodnevni odmor (vrijeme i dužinu)
8. Organiziranje osvježavanja konferencijske dvorane tijekom pauze (voda, smeće, itd.)
9. Planirajte pauzu za ručak (vrijeme, dužina, mjesto, jelovnik, tko plaća)
10. Planirajte poslijepodnevnu sesiju (dužina, broj govornika)
11. Zapošljavajte popodnevne zvučnike
12. Planiranje zatvaranja prvog dana (vrijeme, tko, dužina)

3b Plan Drugi dan

1. Postavite vrijeme početka
2. Postavite duljinu jutarnje sesije
3. Izračunajte broj zvučnika potrebnih za jutarnju sesiju
4. Zapošljavajte zvučnike
5. Planirajte prijepodnevni odmor (vrijeme i dužinu)
6. Organiziranje osvježavanja konferencijske dvorane tijekom pauze (voda, smeće, itd.)
7. Planirajte pauzu za ručak (vrijeme, dužina, mjesto, jelovnik, tko plaća)
8. Planirajte poslijepodnevnu sesiju (dužina, broj govornika)
9. Zapošljavajte popodnevne zvučnike
10. Govor za završetak plana (vrijeme, tko, dužina)
11. Organizirajte odjavu s hotelom

4. Planirajte prostor

1. Odredite broj sudionika
2. Planirajte raspored sjedenja (redovi nasuprot tablicama)
3. Izračunajte potreban prostor
4. Istražite dostupna mjesta s tom količinom prostora (troškovi, lokacija, uključene usluge)
5. Brojite zvučnike svaki dan i ukupno
6. Odredite broj i vrstu potrebnog pomoćnog osoblja
7. Saznajte koliko će sudionika / govornika / osoblja trebati sobe
8. Dogovorite troškove i datume s dostupnim lokacijama
9. Potpišite ugovor s odabranom lokacijom

5. Objavite događaj

1. Završite sve detalje s mjestom događaja
2. Provjerite jesu li sudionici obaviješteni
3. Obavijestite sve govornike o temi i vremenu prezentacije / dana
4. Obavijestite sve pomoćno osoblje o dužnostima i smjenama
5. Nabavite RSVPs od sudionika
6. Po potrebi obavijestite prisutne o zamjeni

6. Praćenje

1. Dobijte nacrte govora iz svih govornika
2. Pregledajte završne govore
3. Nabavite oznake imena za sve sudionike, govornike, osoblje
4. Kupite sve materijale i darove za polaznike
5. Potvrdite lokaciju događaja

7. Pregledajte i ocijenite

1. Pošaljite upitnik zadovoljstva svim sudionicima
2. Pošaljite preglednu anketu svim govornicima
3. Pošaljite hvala svim govornicima i osoblju
4. Održite sastanak s projektnim timom

Daljnje planiranje

Gornja struktura raspodjele radnih zadataka projekta (WBS) prikazuje uzorak za planiranje sastanka tvrtke. To je samo obris. Projektni tim će i dalje morati raditi na tim pitanjima i proširiti na mnoge od njih. Osim toga, trebali bi raditi na vremenu potrebnom za svaki zadatak, relativnoj važnosti zadataka i međuodnosima / zavisnostima između zadataka.