Savjeti za začiniti sastanak tvrtke

Jeste li planer mjesečnog ili periodičnog sastanka tvrtke ili odjela? Oni mogu biti smrtonosni dosadni ako niste oprezni. Znaš proceduru. Gomila glava koja govori govori se kako bi ljudima dala informacije o tvrtki. Da, definitivno vam je čast što održavate ovaj periodični sastanak.

Zaposlenici trebaju informacije kako bi se uskladili sa strateškim smjerom tvrtke. Žele znati što se događa u cijeloj tvrtki, posebno kada se informacije dotiču njihovog posla ili ukupnog uspjeha tvrtke. Oni su iskreno zainteresirani za ono što se događa u različitim odjelima.

Dakle, vaši zaposlenici su zainteresirani, ali im dajte odmor od glave koja govori i beskrajnih PowerPoint-ova. Najučinkovitiji susreti privlače njihovu pažnju s pitanjima i odgovorima koji potiču na razmišljanje, audio-vizualnim sadržajima i sudjelovanjem. Ovi će vam savjeti donijeti uspjeh.

Što vam je potrebno za uspješan sastanak

• Stalak za zvučnike ili stol
• Mikrofon
• dnevni red
• Vizualna pomagala
• Video kamera
• Tronožac
• Uređaj za kodiranje
• Tehnologija prijenosa uživo

10 savjeta za bolje sastanke

1. Započnite sastanke, prezentacije i treninge aktiviranjem leda ili zagrijavanja. Na velikom sastanku ili kratkom sastanku, ledolomac može biti jedno pitanje na koje ljudi misle i razgovaraju sa svojim susjedom. Kao primjer, postavite pitanje koje uzrokuje da ljudi podignu ruke. Duljina ledolomca ovisi o duljini vašeg sastanka, stoga planirajte mudro.
2. Promijenite načine prezentacije. Ako svaki govornik razgovara s publikom, u obliku predavanja, čak i zainteresirane glave ubrzo klimnu glavom. Zamolite ljude da razgovaraju u malim skupinama. Koristite audiovizualne materijale kao što su videozapisi, slajdovi i PowerPoint prezentacije i slike. Ako govorite o novom procesu slikanja, pokažite svojim zaposlenicima prije i poslije obojanih dijelova. Prođite oko pozitivnih anketa i komentara.

1. Pozovite predavače za sudjelovanje i uzbuđenje publike. Vaši klijenti imaju puno toga reći vašoj radnoj snazi ​​o njihovim potrebama i zahtjevima kvalitete. Jedna organizacija klijenta koja partneri s neprofitnim, dobrotvornim udrugama ima gostujuće govornike iz organizacija koje primaju svoje donacije. Govornici iz organizacija koje vaši zaposlenici financijski podržavaju su dinamiti.
2. Potaknite pitanja da se pokrene dijalog. Zamolite ljude da svoja pitanja zapišu prije sastanka i tijekom sastanka. Ostavite vrijeme za pitanja koja se odnose na svakog govornika dok idete. Ako ne možete odgovoriti na pitanje odmah i ispravno, recite ljudima da ćete se vratiti s njima kada imate točan odgovor. Ako pitanja prelaze vrijeme, zakazajte sastanak na temu.

1. Često previdjena, ali ključna, uspješna taktika sastanka je zamoliti svakog govornika da naglas ponovi svako pitanje koje mu se postavi. Osoba koja postavlja pitanje zna da je govornik razumio pitanje. Drugi ljudi koji prisustvuju sastanku također mogu čuti i znati pitanje, a ne samo pretpostaviti pitanje - možda pogrešno - iz odgovora govornika.
2. Postavite ciljeve za periodični sastanak. Ne možete predstaviti svaki aspekt poslovanja tvrtke na jednosatnom sastanku. Dakle, odlučite o važnim, pravovremenim pitanjima i provedite vrijeme sastanka na njima. Uzmite u obzir i interese većine sudionika. Imajte na umu da imate druge metode za komunikaciju informacija tvrtke koje uključuju programe kao što su Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype za tvrtke, Flowdock, e-poštu i IM Komunikacija svih strateških informacija o tvrtki ne mora se odvijati na sastanku.

1. Formulirajte svoj plan pažljivo. Identificirati potrebe i interese većine sudionika. Počnite s dobrim vijestima koje će učiniti da se sudionici osjećaju dobro.
2. Mijenjajte redoslijed govornika na dnevnom redu svakog mjeseca. Ne želite da vam ljudi budu jednolični. Podijelite potrebne poslovne stavke preko dnevnog reda kako ljudi ne bi odgodili kraj sastanka ili mislite da su konačne stavke manje važne. Članak u "Wall Street Journalu", prije nekoliko godina, izjavio je da bi američki menadžeri uštedjeli 80 posto vremena na sastancima ako bi ispravno učinili dvije stvari. Prvi je uvijek imao plan. Drugi je bio započeti na vrijeme i završiti na vrijeme. Dodat ću da svakom govorniku morate omogućiti dovoljno vremena za pokrivanje njihove teme. Držite ih do njihovog vremenskog ograničenja - lijepo.

1. Organizirajte fizičko okruženje kako bi ljudi bili pažljivi na sadržaj sastanka.Nitko ne bi trebao sjediti iza ili na strani zvučnika. Uvjerite se da postoje mjesta za sve sudionike, a ako je potrebno voditi bilješke, i površina za pisanje. Uvjerite se da su vizuali vidljivi i da ljudi mogu čuti. Možda ćete morati koristiti mikrofon. Za gledanje možete proći rekvizite ili uzorke po prostoriji. Ako je veličina sastanka postala prevelika za fizičko okruženje vaše sobe za sastanke, koristite tehnologiju za usmjeravanje sastanka na nekoliko dodatnih mjesta za konferencijske sobe. Dok svakako možete pratiti sastanak na prijenosna računala pojedinaca, to negira pozitivan utjecaj izgradnje tima da se njeguje prisustvo s drugim zaposlenicima na nekoliko lokacija u konferencijskim dvoranama.

1. Nikada ne podcjenjuj snagu hrane na sastanku. Hrana opušta atmosferu, pomaže ljudima da se osjećaju ugodno, pomaže ljudima da održavaju pozitivnu razinu energije i gradi prijateljstvo tima. Pobrinite se da zadovoljite različite potrebe svoje grupe hranom koju poslužujete. Kao primjer možete ponuditi voće i jogurt uz krofne. Ponuda vegetarijanskih i košer hot dogova s ​​redovnim francima.