Imao si me na Pozdrav: Pravi telefonski bonton

Istina je, iako to nije raketna znanost, ispravna telefonska etiketa u radnom okruženju uključuje nešto više od sposobnosti da se izrazi pozdrav. Budući da je to možda vaša početna točka kontakta s klijentom, klijentom ili čak vašim poslodavcem, to je vaša prilika da napravite dobar prvi dojam ili siromašan. Evo nekoliko savjeta koje trebate slijediti kada koristite telefon na poslu:

Progutajte prvo

Drugim riječima, vaša bi usta trebala biti prazna kada pozivate ili odgovarate na telefon. Želite jasno govoriti i to je nemoguće ako žvakate ili gutate.

Ime i čin, molim

Kada primite poziv na poslu, trebate identificirati sebe i svoju tvrtku i odjel ako je primjenjivo. Ako je pozivatelj preusmjeren na vas iz glavne linije tvrtke, možete navesti samo svoje ime i odjel. Osoba koja je u početku odgovorila na poziv najvjerojatnije je dala naziv tvrtke. Kada ste pozivatelj, identificirajte se na isti način prije nego pitate za osobu koju pokušavate dosegnuti.

Načini su važni

Uvijek budite ljubazni bez obzira na to tko je na drugom kraju linije. Bilo da razgovarate s recepcionarkom ili predsjednikom tvrtke, nikada ne zaboravite reći molim i hvala vam. Osim činjenice da svatko zaslužuje poštovanje, osoba koja odgovara na vaš poziv može se pobrinuti da se s njom postupa na odgovarajući način.

Fokus

Dok svi volimo multitask (ili pokušati) suzdržati se od skrbi za druge stvari dok ste na pozivu. Osobi s kojom razgovarate trebate dati nepodijeljenu pozornost. Vaša e-pošta, društveni mediji i igre mogu čekati.

Sada zadržite

Prije svega, izbjegavajte sve ostale razgovore dok ste na telefonu. Stvarnost ponekad prolazi kroz put. Možda ćete morati razgovarati s nekim tko dođe u vaš ured ili u kabinu ili pokupite drugi poziv. Ispričajte se i ograničite svoj drugi razgovor na samo nekoliko sekundi. Nemojte ostaviti nekoga na čekanju na neodređeno vrijeme. Ako ne možete brzo riješiti drugu stvar, ali se mora odmah pozabaviti, umjesto da stavite osobu s kojom razgovarate na čekanje, pitajte možete li nazvati u vrijeme koje joj odgovara.

Ne dopustite da se vaš pozivatelj izgubi u sustavu

Postoje slučajevi kada nećete moći pomoći osobi na drugom kraju linije i morat ćete ga prebaciti nekome tko može. Kada to učinite, pobrinite se da zna kome prenosite poziv i zašto. Neka zna što treba učiniti ako poziv ne prođe ili ako osoba kojoj ga šalješ nije tu ili ne može pomoći.

Neka poruke budu kratke i slatke

Kada nekome ostavite poruku govorne pošte, govorite polako i jasno, posebno kada navedete svoje ime i broj telefona. Previše ljudi ostavlja vrlo dugačke i lutajuće poruke samo kako bi brzo mumljati njihova imena i brojeve na kraju, što ostavlja primatelja ne može vratiti poziv.

Jednom je dovoljno

Ako ostavite poruku, a osoba kojoj ste je ostavili, ne javlja vam se odmah jer to možda nije u ovom trenutku. Nema potrebe za ponovnim pozivom. Ako je to hitno pitanje, možete pokušati ponovno nazvati sljedeći dan ili slijediti poruku e-pošte u kojoj se navodi da ste ostavili govornu poštu.

Slušajte najprije

Slušajte glasovnu poštu koju ste primili u cijelosti prije povratka telefonskom pozivu. Možda ćete saznati da nije potrebno čak ni zvati natrag (wow, ono što štedi vrijeme) ili da prvo morate voditi računa o nečemu. Na primjer, pozivatelju će možda trebati informacija koje možete imati spremne kada se vratite njoj.