Pet faza projekta

Dok neke projektne metodologije kao što su agilni pristupi komprimiraju ili ponavljaju sljedeće faze u bržim, iterativnim ciklusima, rad svake faze je vidljiv i različit u svakom projektu.

Formalni projekti prate petostupanjski proces kao što slijedi

1. inicijacija: formiranje projektnog tima, charter projekta i početak.
2. Planiranje: finaliziranje opsega projekta, definiranje detaljne analize rada, procjena rizika, utvrđivanje potreba za resursima, finaliziranje rasporeda i priprema za stvarni rad.
3. Izvršenje: obavljanje stvarnog posla koji se zahtijeva definicijom projekta i opsegom.
4. Nadzor i upravljanje: stvarnom upravljanju, izvješćivanju i kontroli resursa i proračuna tijekom faze izvršenja.
5. Zatvaranje projekta: dostava projekta, procjena naučenih lekcija, prekid projektnog tima.

Tradicionalni tijek projekta

Bez obzira na veličinu projekta, kretanje kroz faze je isto. Projekt se pokreće ili započinje putem povelje koja identificira voditelja projekta i opisuje važnost projekta.

Nakon što je projekt pokrenut, prelazi se na fazu planiranja. Ovdje osnovni i radni timovi identificiraju potreban posao koji treba dovršiti kako bi se postigao opseg projekta i razvile procjene i procjene vremena, troškova, resursa i rizika.

Nakon faze planiranja, rad započinje i odvija se u određenom redoslijedu potrebnom za prelazak s prethodnih ili prethodnih aktivnosti na aktivnosti nasljednika. Zavisnosti projekta igraju važnu ulogu u ovoj fazi.

Dok se izvršava postupak, voditelj projekta i članovi tima prate, izvještavaju i kontroliraju cjelokupni projekt, s naglaskom na aktivnosti kritičnog puta. Ovaj se rad nastavlja sve dok se faza izvršenja ne dovrši i projekt se dostavi kupcu.

Završna faza, završetak projekta, podrazumijeva završetak isporuke, procjenu naučenih lekcija i odlaganje projektnog tima kako bi članovi mogli prijeći na sljedeću inicijativu.

Za agilne ili iterativne razvojne projekte, planiranje i izvođenje se odvijaju u kratkim spirtima ili sprintima, pri čemu se faze ponavljaju sve dok se projekt ne dovrši do zadovoljstva korisnika.

iniciranje

Čvrsta inicijacija projekta ne samo da će postaviti Vaš projekt za uspjeh, nego će također postaviti temelje za sve buduće faze. Tijekom inicijacije, dobit ćete članove projektnog tima, uputiti ih o ukupnim ciljevima projekta i pitati klijenta ili vlasnika projekta što je više moguće pitanja kako biste mogli učinkovito planirati projekt. Također je sjajno vrijeme za izgradnju timskog entuzijazma o projektu i prikupljanje detalja u zadnjem trenutku koji bi mogli utjecati na planiranje projekta. Dodatni koraci uključuju:

• Analiza dionika
• Dodjela izvršnog sponzora
• Razvoj i komunikacija povelje
• Formalni sastanak

Planiranje

Nakon što pokrenete projekt i prikupite sve relevantne informacije, započet ćete planiranje projekta. Faza planiranja ovisi o veličini vašeg projekta, koliko informacija morate organizirati i koliko je vaš tim velik. Rezultat planiranja treba biti jasan plan projekta ili raspored, od kojeg će svi slijediti dodijeljene zadatke. Korištenje programa za planiranje projekta kao što je Microsoft Project ili Basecamp izuzetno je korisno prilikom planiranja projekta. Ako nemate pristup nekom od tih programa, napravite općenitu online pretragu besplatnog softvera za planiranje projekta.

Iako je koristan program planiranja projekta, nije uvijek potrebno. Korištenje programa Excel i Word za izradu plana i njegovo priopćavanje timu jednako je učinkovito. Specifični zadaci u fazi planiranja uključuju:

• Izrada komunikacijskog plana za različite uključene dionike.
• Izrada detaljne strukture strukture rada.
• Identificiranje kritičnog puta.
• Iscrtavanje resursa na planu projekta i poboljšanje redoslijeda rada na temelju zavisnosti projekta i ograničenja resursa.
• Izrada detaljnog rasporeda.
• Procjena rizika i izrada plana određivanja prioriteta i ublažavanja rizika.

Izvršenje

Sada kada imate solidan plan projekta, tim može početi s izvođenjem projekta u odnosu na dodijeljene zadatke. To je faza u kojoj svi počinju raditi. Željeli biste službeno započeti fazu izvršavanja s osobnim sastancima kako bi se osiguralo da svatko ima ono što im je potrebno za početak izvršavanja svog dijela projekta. Početak rada tima na pravom putu je sastavni dio uspjeha projekta, stoga jasno definirajte raspored i plan komunikacija.

Monitor i kontrola

Dok je projekt u fazi izvršenja, počet ćete ga pratiti i kontrolirati kako bi se osiguralo da se kreće prema planu. Postoji niz načina na koje možete nadzirati i kontrolirati projekt. Uspješni check-ini sa vođama timova, organizirani dnevni "stand-up", ili više formalni tjedni statusni sastanci su učinkoviti. Informacije koje izlaze iz tih sastanaka ili komunikacijskih kanala obavijestit će se o povratnoj petlji i na kraju o svakom ponovnom planiranju i prilagodbama koje su potrebne projektu. Dodatne važne aktivnosti u ovoj fazi uključuju:

• Poštivanje unaprijed uspostavljenog komunikacijskog plana kako bi se osigurala svijest dionika o statusu projekta.
• Praćenje radnih timova i radnih aktivnosti na kritičnom putu.
• Prepoznavanje prilika za poboljšanje performansi rasporeda tako što će se brzo praćenje ili dovršavanje aktivnosti odvijati paralelno ili gdje je to potrebno, slomom rasporeda dodavanjem resursa.
• Praćenje stvarnih i planiranih troškova.
• U nekim slučajevima, praćenje, izračunavanje i izvještavanje o zarađenoj vrijednosti za projektni plan.
• Pratiti i ublažiti rizike i po potrebi poboljšati plan rizika.

Zatvori projekt

Nakon što su svi detalji i zadaci vašeg projekta dovršeni i odobreni od strane klijenta ili vlasnika projekta; konačno možete zatvoriti svoj projekt. Zatvaranje projekta jednako je važno kao i njegovo pokretanje, planiranje i izvršenje. Želite dokumentirati sve informacije iz projekta i uredno ih organizirati kako biste se mogli vratiti na njega ako je potrebno. Također je dobar trenutak da se održi obdukcija projekta tako da svi članovi tima mogu razmišljati o tome što je bilo ispravno ili pogrešno tijekom projekta. Također treba dokumentirati tako da se ishod može dijeliti s drugim članovima projekta i pohraniti u mapu povijesti projekta.

Konačno, važno je formalno odgoditi projektni tim, pružiti povratne informacije i ocjene uspješnosti kako je naznačeno u politici vaše tvrtke.