Popis vještina i primjeri delegacije

Kada razgovarate za rukovodeću poziciju ili drugi posao na kojem ćete imati nadzornu ulogu, važno je biti u stanju pokazati da imate vještine učinkovitog delegiranja.

Ali kako? Pokažite svoje sposobnosti tako što ćete istaknuti vještine delegiranja potražnje tijekom prijave za posao, od životopisa do intervjua.

Saznajte više o tome kako definirati pojam, zajedno s vrhunskim vještinama delegiranja.

Što je delegacija?

U radnom okruženju delegiranje obično znači prijenos odgovornosti za zadatak s upravitelja na podređenog. Odluku o delegiranju obično donosi upravitelj. Međutim, ponekad će zaposlenik volontirati da preuzme proširenu ulogu.

Delegiranje se također može dogoditi kada postoji manje formalna ovlast. Na primjer, član grupe vršnjaka koji je određen kao vođa tima može delegirati zadatke svojim vršnjacima u grupi.

Delegiranje dužnosti ne znači nužno i prijenos odgovornosti. Na primjer, upravitelj može zatražiti od podređenog da zaposli administrativnu pomoćnicu, ali upravitelj će i dalje pregledati radnje koje podređeni poduzima kako bi ispunio taj zadatak i pružio smjernice.

Mogućnost delegiranja važna je za nadzornika ili upravitelja. Ona mora biti u stanju povjeriti svoje zaposlenike odgovornostima, a istovremeno osigurati da je posao dobro obavljen.

Vrhunske vještine delegiranja

U nastavku je navedeno pet vještina potrebnih za nekoga tko je dobar u delegiranju. To su vještine koje poslodavci često traže kod menadžera ili supervizora.

1. Komunikacija

Menadžeri moraju biti u stanju jasno komunicirati sa svojim zaposlenicima prilikom delegiranja. Oni moraju objasniti zašto je zaposleniku dodijeljen zadatak, koji je zadatak i kakva su očekivanja. Sve to zahtijeva jasne, učinkovite usmene i pismene komunikacijske vještine.

Slušanje je također važna komunikacijska vještina koju treba koristiti prilikom delegiranja. Morate slušati sva pitanja ili brige vašeg zaposlenika, i pobrinite se da on ili ona razumiju vaša očekivanja.

Povezane vještine:

• Zamolite podređenog da istraži i preporuči opcije za novu opremu
• Definiranje i komuniciranje očekivanja rezultata
• Objašnjavanje zadatka ili funkcije podređenom

2. Davanje povratne informacije

Dok delegiranje znači dodjeljivanje zadatka nekom drugom, to ne znači da niste odgovorni. Morate se prijaviti zaposleniku, osobito na kraju zadatka, kako biste bili sigurni da su ciljevi ispunjeni. Pružite jasne povratne informacije o tome što su učinili dobro, s čime su se borili i zašto. To će sljedeći put pomoći zaposleniku da bolje obavlja zadatke.

Povezane vještine:

• Ocjenjivanje rada delegata nakon prijenosa odgovornosti

Upravljanje vremenom Da, netko drugi radi zadatak, ali kao menadžer, još uvijek morate biti učinkoviti u upravljanju vremenom. Morate dati jasne rokove i kontrolne točke zaposleniku i držati ga odgovornim. To također zahtijeva da unaprijed isplanirate koga ćete delegirati. Sve to zahtijeva organizaciju i upravljanje vremenom.

Povezane vještine:

• Izračunavanje vremena potrebnog za obavljanje određenih zadataka
• Volontiranje da preuzme veću odgovornost da oslobodi šefa

3. Obuka i procjena zadataka

Često prilikom delegiranja morat ćete se pobrinuti da vaš zaposlenik ili vršnjak ima vještine i sposobnosti potrebne za obavljanje zadatka. To može zahtijevati određenu obuku prije delegiranja. Dobar menadžer zna kako učinkovito osposobiti svoje zaposlenike za novi zadatak ili vještinu.

Neki zadaci zahtijevaju uvid i stručnost upravitelja. Prije delegiranja, menadžeri moraju procijeniti zadatke kako bi utvrdili ima li smisla proslijediti ih podređenima. Još jedna zadaća delegiranja koju menadžeri preuzimaju je identificiranje vanjskih resursa - bilo da je riječ o tehnologiji ili drugim tvrtkama - koji mogu pomoći u svakodnevnim zadacima.

Povezane vještine:

• Analiza zadataka potrebnih za provedbu projekta
• Procjena prednosti i slabosti zaposlenika
• Uzimajući u obzir poticaje ili je dodatna naknada opravdana za primatelja novih odgovornosti
• Određivanje resursa potrebnih za izvršavanje funkcije
• Određivanje razine prijenosne moći odlučivanja
• Ocjenjivanje treba li trajno promijeniti opise poslova
• Unajmite tvrtku za pretraživanje kako biste stvorili kandidate za otvaranje
• Identificiranje elemenata uloge menadžera koji bi mogli biti iskrcani

• Istraživanje tehnoloških resursa koji mogu rješavati zadatke
• Outsourcing plaće
• Prepoznavanje prioritetnih funkcija unutar vlastite uloge upravitelja
• Osposobljavanje pojedinca za obavljanje novih zadataka

4. Povjerenje

Često menadžeri ne delegiraju, jer ne vjeruju svojim zaposlenicima da rade što bolje od posla. Dobar menadžer vjeruje u vještine svojih zaposlenika. Ona postavlja jasna očekivanja i daje povratne informacije, ali ne upravlja mikromanazama dok zaposlenik radi na zadatku. Povjerenje je ključ za učinkovito delegiranje.

Povezane vještine:

• Odabir zaposlenika čije vještine najbolje odgovaraju zahtjevima zadatka
• Prebacivanje odgovornosti za procjenu tajnika odjela na voditelja prodajnog tima

Kako koristiti popise vještina

Sada kada znate neke od najučestalijih vještina delegiranja zahtjeva, možete koristiti ove pojmove tijekom cijelog procesa traženja posla. Evo kako:

Dodajte riječi / fraze vještina u svoj životopis. U opisu vaše radne povijesti možda želite koristiti neke od ovih ključnih riječi.

Uključite ih u popratno pismo. U tijelu vašeg pisma, možete spomenuti jednu ili dvije od tih vještina, i dati konkretan primjer vremena kada ste pokazali te vještine na poslu.

Navedite sposobnosti vašeg izaslanstva tijekom intervjua. Provjerite imate li barem jedan primjer za koji ste pokazali svaku od pet najboljih vještina koje su ovdje navedene.

Naravno, svaki posao će zahtijevati različite vještine i iskustva, stoga pazite da pažljivo pročitate opis posla i da se usredotočite na vještine koje navodi poslodavac. Također možete pregledati naše popise vještina popisanih prema poslu i vrsti vještina za više vještina koje potencijalno mogu istaknuti tijekom lova na posao.