Opseg, rizik i pretpostavka u upravljanju projektima

Područje upravljanja projektima, baš kao i bilo koje drugo područje stručnosti, ima jedinstveni rječnik s kraticama i specijaliziranim pojmovima. Tri bitna pojma i koncepti koje morate razumjeti uključuju:

• djelokrug
• Rizik
• pretpostavke

Ovo je pregled ovih triju bitnih uvjeta za upravljanje projektima i uključuje poveznice i prijedloge za dodatno čitanje.

djelokrug

U upravljanju projektima, opseg je skup granica koje definiraju opseg projekta. Opseg opisuje što se treba dostaviti kupcu kao rezultat projektne inicijative.

Razumijevanje opsega omogućuje voditelju projekta i projektnom timu da shvati što se nalazi unutar ili izvan granica projekta. Ako nešto nije "u opsegu", ono se ne uračunava u planiranje rada projekta. Aktivnosti koje spadaju u granice izjave o opsegu smatraju se “u opsegu” i obračunavaju se u rasporedu i proračunu. Ako aktivnost pada izvan granica, smatra se da je izvan djelokruga i nije planirana.

Bilo da ste projektni voditelj ili dio projektnog tima, razmislite o tome je li nešto u dosegu ili izvan dosega dok se krećete naprijed. Na primjer, zamislite da vas je klijent zamolio da izradite web-lokaciju. Dok ocrtavate opseg (ili postavljate granice) projekta, u opsegu navedite sljedeće stavke:

• Dizajn web-mjesta i grafički dijagram
• Uspostava pokusnog mjesta
• Kodiranje odobrenog žičanog okvira
• Razvoj grafike za temu web-mjesta
• Testiranje i otklanjanje pogrešaka prije objavljivanja web-lokacije

Tijekom projekta, klijent traži da uključite video pregled tvrtke. Videozapis nije naveden u opsegu projekta te je stoga izvan dosega. Iako ćete možda rado obaviti video rad za dodatnu naknadu, to će zahtijevati reviziju opsega i procjenu troškova i vremena za projekt.

U nedostatku jasnog i dogovorenog opsega dokumenta, pitanje videozapisa moglo je postati sporno između vašeg tima i predstavnika kupca. Jasna izjava o djelokrugu omogućila vam je da smirite situaciju i uredno se nosite s promjenom.

Pa kako odrediti što je u ili izvan opsega? Prvo želite navesti sve detalje projekta koji trenutno znate na temelju razgovora s klijentom ili vlasnikom projekta. Tada ćete htjeti napraviti ključne pretpostavke koje će pokrenuti ono što se razmatra u ili izvan dosega.

pretpostavke

U nekom trenutku u vašem životu vjerojatno ste rekli: "Nikada nemojte pretpostavljati." Međutim, pretpostavke u upravljanju projektima je svakodnevna aktivnost. Pretpostavke vam pomažu definirati opseg i rizike i precizno odrediti svoje procjene za vrijeme i troškove. Naravno, neophodno je dokumentirati i potvrditi svoje pretpostavke.

Razmotrite nešto jednostavno, kao što je stvaranje knjige. Recimo da vaš prijatelj ima ideju za knjigu stola za kavu i zamolio vas da upravljate projektom. Njegov prvi zahtjev je za proračun kako bi mogao osigurati sredstva. Dok definirate opseg, jasno je da je vaš prijatelj nesiguran u mnoge detalje, uključujući brojanje stranica, uključivanje slike, stil naslovnice i težinu papira koji će se koristiti za stranice.

Budući da će svi ovi čimbenici utjecati na troškove i složenost proizvodnje, morat ćete napraviti pretpostavke o specifikacijama i potvrditi te pretpostavke kao prihvatljive ili neprihvatljive za vašeg prijatelja. Nakon daljnje rasprave, vaš prijatelj vam kaže da planira uključiti 50 fotografija u knjigu. Pretpostavku možete temeljiti na 50 slika ili, pretpostavljajući da će se taj broj povećavati tijekom vremena, možete pretpostaviti da će biti između 75-90 stranica sa slikama.

Možete vidjeti kako pretpostavke izravno utječu i na raspored. Na primjer, zamislite da vodite projekt u parku koji uključuje izgradnju ljuljačke. Prilikom postavljanja projekta dobivate proračun i članove tima, od kojih je jedan zadužen za materijale. Kada kreirate svoj raspored, pitajte osobu zaduženu za materijal kada stigne cement. Ova osoba odgovara da nije siguran kada će cement stići, ali da vjeruje da će biti između 1. lipnja i 10. lipnja.

Dok gradite svoj opseg i raspored, pretpostavljate da će cement stići najkasnije do 10. lipnja. Ovaj primjer pokazuje dvije prednosti za stvaranje pretpostavki.

Prva korist je da pretpostavka o primanju cementa najkasnije do 10. lipnja omogućuje planiranje aktivnosti koje se oslanjaju na dolazak cementa. Druga korist je da osobama zaduženima za materijale daje rok za dostavu cementa, koji potom može prenijeti svom dobavljaču. Nenamjerno je odredio ključni rok za nastavak projekta.

Izrada pretpostavki postavlja mjerila koja se često revidiraju tijekom projekta kako bi se pomoglo projektnom timu da ostane u okviru, na vrijeme i unutar proračuna. Ali što se događa kada su pretpostavke pogrešne? Ovdje nastaje rizik.

Rizik

Kada izgradite opseg i utvrdite pretpostavke koje stoje iza opsega i procjena, htjet ćete započeti s procjenom područja rizika. Rizik je isti u upravljanju projektima kao u stvarnom svijetu; to je opasnost ili šansa koja može stvoriti štetu.

Svi projekti sadrže rizik, a ako ste voditelj projekta ili vlasnik projekta, nije samo vaša odgovornost predvidjeti rizik, nego je i vaš posao da prenesete potencijalni utjecaj tih rizika na projektni tim i da se pripremite za ublažavanje rizika.

Rizik dolazi u različitim stupnjevima. Ponekad rizik može samo značiti da će se projekt odvijati nešto drugačije ili će doći do malog neočekivanog poteza. U nekim slučajevima, međutim, rizik može dovesti do katastrofalnih rezultata koji vaš projekt pretvaraju u glavu.

Upotrijebimo scenarij za dječje igralište iz gore navedenog primjera cementa. Jedan od rizika je taj da cement ne stiže do pretpostavljenog datuma 10. lipnja. Koji su potencijalni učinci tog rizika? Sve ove aktivnosti koje slijede nakon što je cement izliven kasne kao rezultat ovog problema.

Rizici također mogu biti pozitivni. Razmotrite utjecaj na projekt ako se cement pojavi ranije nego što se očekivalo. Iako se to čini kao pozitivan ishod, još uvijek stvara problem za vrijeme i redoslijed svih drugih koraka u projektu.

Projektni menadžeri rade sa svojim projektnim timovima kako bi osmislili i identificirali potencijalne rizike. Oni poduzimaju korak korak dalje i proučavaju moguću ozbiljnost rizika i njegovu vjerojatnost pojave. Nadalje, oni identificiraju one pojedince koji su najprikladniji za identifikaciju kada se rizik pojavljuje i oni razvijaju dogovorene planove za smanjenje rizika.

Mnoge tvrtke imaju detaljne obrasce rizika koje su razvili tijekom vremena i iz iskustva s drugim projektima. Neke su industrije sastavile profile rizika koji se koriste kao polazište za analizu rizika. Mnoge industrije prakticiraju vrlo detaljne statističke analize za planiranje rizika.