Kako napisati profesionalni e-mail - 7 pitanja pitati sebe prije nego što hit Poslati

Već dugi niz godina ljudi predviđaju smrt e-pošte. Iako je istina da koristimo druge oblike komunikacije kao što su tekstualni i društveni mediji kako bismo "razgovarali" s našim prijateljima ili slali brze poruke našim kolegama, još uvijek koristimo e-poštu, posebno za komunikaciju vezanu uz posao. To je također primarno sredstvo kontakta kada se prijavljujete za posao. Jednako je važno znati kako pisati profesionalnu e-poštu.

E-pošta može biti vaša početna točka kontakta s nekim i zbog toga je vaša prva prilika da ostavite dojam. Budite jako pažljivi u sastavljanju poruka. Prije nego što pritisnete Pošalji, odgovorite na ova 7 pitanja.

1. Je li moja poruka bez pogreške?

Provjera e-pošte za pogreške je najvažnija stvar koju možete učiniti prije nego što je pošaljete. Neispravan pravopis i loša gramatika učinit će da izgledate bezbrižno. To se protivi dojmu koji pokušavate napraviti, pogotovo ako se prijavljujete za posao.

Pročitajte dok ne budete sigurni da ste uhvatili sve pravopisne i gramatičke pogreške, kao i pogreške pri upisu. Grammarly.com ima besplatne alate, uključujući proširenje preglednika Chrome koji vam mogu pomoći u tome.

2. Što moja adresa e-pošte govori o meni?

Vaša poslovna adresa e-pošte - koja usput, nikada ne biste trebali koristiti za traženje posla - vjerojatno je vrlo jednostavna. Najvjerojatnije je to neka varijanta vašeg imena. Možda ste odabrali manje poslovnu adresu za osobnu e-poštu. Adresa koja je sugestivna, djetinjasta ili slatka je u redu ako je koristite samo za slanje poruka prijateljima i obitelji, ali ako trebate napisati profesionalnu e-poštu, prijavite se za novi račun koji prenosi profesionalnost.

Postavite adresu e-pošte koja koristi vaše stvarno ime. Isprobajte svoje ime i prezime; Vaše ime, srednje ime i prezime; ili neke njihove kombinacije. Nikad ne šaljite svoju profesionalnu e-poštu s [email protected].

3. Jesu li ime i adresa e-pošte u polju "Za" točni?

Kada počnete upisivati ​​ime primatelja u polje "Za", većina klijenata e-pošte ispunit će ostatak imena s jednim iz kontakata. Lako biste mogli završiti s pogrešnim imenom u tom polju, pa se pobrinite da obratite pozornost na to.

Zamislite koji problemi mogu nastati ako slučajno pošaljete poruku e-pošte pogrešnom primatelju. Recimo da tražite posao dok ste još zaposleni. Menadžer zapošljavanja kod potencijalnog poslodavca mogao bi imati ime koje počinje istim slovom kao ime vašeg trenutnog šefa. Kako bi bilo neugodno ako bi svom šefu poslao poruku namijenjenu tom menadžeru za zapošljavanje? Ne samo da želite biti sigurni da vaša poruka doseže odredište, već želite biti sigurni da ona neće doći do nenamjernog.

4. Jesam li koristio odgovarajući naslov za adresiranje primatelja?

Ako ste već na temelju imena s osobom koju šaljete e-poštom, u redu je da ih na taj način riješite u svojoj poruci. Međutim, ako vam je ovo prvi put da komunicirate s nekim ili niste sigurni kako se želi obratiti, poželjno je upotrijebiti službeni naslov kao što su gospodin, gospođa, gospođa ili dr. I posljednji primatelj Ime.

Uvijek griješite na strani opreza. Ne može štetiti biti formalan. Za savjet o tome kako netko s kim već imate uspostavljen odnos želi se obratiti, osvrnite se na prethodne poruke da biste vidjeli kako su potpisani. To će vam pomoći da odlučite što ćete učiniti.

5. Da li moj ton dobro prenosi moju poruku?

Kao što izreka kaže: "Nije ono što govorite, nego kako to kažete." Kada s nekim razgovarate licem u lice, možete se osloniti na intonaciju, govor tijela i izraz lica kako biste svojim riječima dali dodatno značenje.

Kada pokušate prenijeti istu poruku u pisanom obliku, ima više mjesta za nesporazume jer čitatelj ne može vidjeti vaše lice, pročitati vaš govor tijela ili čuti vaš glas. Uvjerite se da je vaša poruka pristojna i zvuči prijateljski, te da je vaše željeno značenje jasno.

6. Je li moja poruka jednostavna, ali nije kriptična?

Čuvanje vaših poruka kratkim i slatkim učinit će ih lakšim za razumijevanje. U isto vrijeme, ne biste trebali izostaviti ništa važno. Ne želite prisiliti primatelja vaše e-pošte da pogodi što pokušavate reći. Vaša poruka treba biti što preciznija, ali uključiti sve potrebne informacije.

7. Jesam li uključio neželjene priloge?

Mnogi ljudi odbijaju otvoriti privitke e-pošte koje ne očekuju. Oni su u pravu da izbjegavaju to. Računalni virusi često se prenose u tim privicima. Ako želite poslati datoteku nekome, na primjer, svoj životopis, prvo pitajte svog primatelja za njegovo dopuštenje. Pošalji ga samo ako kaže da je u redu.