Što poslodavci ne bi trebali držati u dosjeima osoblja

Poslodavci ne bi smjeli postavljati određene predmete u opću kadrovsku evidenciju. Sadržaj dosjea i zapisa vaših zaposlenika općenito je dostupan osoblju za ljudske resurse, zaposleniku i rukovoditelju ili nadzorniku zaposlenika u nekim tvrtkama.

U drugima, pristup je ograničen na HR osoblje i zaposlenici mogu zatražiti pristup svojim zapisima. Odvjetnici također mogu podnijeti zahtjev za sadržaj kadrovske evidencije za tužbe i pritužbe Komisije za jednake mogućnosti zapošljavanja (EEOC). Bivši zaposlenik također može zatražiti kopiju svojih kadrovskih evidencija.

Najbolja praksa čini kadrovski dosje samo osoblju osoblja. Potrebno je čuvati datoteke osoblja pod ključem i ključem u prostoru za pohranu koji ih čini nedostupnim drugim zaposlenicima.

Uz sve ove potencijalne namjene i potencijalne gledatelje vaših kadrovskih evidencija zaposlenika, poslodavac mora voditi računa da zadrži nepristranu, činjeničnu dokumentaciju o povijesti zaposlenja zaposlenika u vašim kadrovskim evidencijama zaposlenika.

Slijedom toga, htjet ćete primijeniti ove opće smjernice na dokumentaciju koju zadržavate u kadrovskoj evidenciji vaše organizacije.

Smjernice za sadržaj datoteke osoblja osoblja

Informacije u osobnoj evidenciji moraju biti činjenične.

Mišljenja nadzornika ili osoblja; slučajne bilješke; trač; neosnovane glasine; pitanja, izvješća ili tvrdnje drugih zaposlenika koje nisu istražene; tvrdnje koje se ne provode, istražuju i zaključuju; i bilo koje druge činjenične informacije, komentare ili bilješke treba isključiti iz dosjea zaposlenika.

Jedan od najgorih primjera uvredljivog komentara koji je menadžer za ljudske resurse pronašao u osobnom dosjeu zaposlenika odnosio se na bilješke o intervjuima voditelja zapošljavanja. Jedna je izjavila: “Možda je predebela da se po potrebi uspne i spusti niz stepenice.” Zamislite zaposlenika, odvjetnika, pa čak i buduće zaposlenike i nadzornike koji čitaju komentare poput ovih.

U drugoj tvrtki, upravitelj je pronašao nepotkrijepljene bilješke koje su menadžeri i drugi stavili u dosjee zaposlenika, kao što su: "Marija je ljuta jer nije dobila povišicu. Usporila je svoj rad namjerno kako bi se udostojila s upraviteljem." Vidite li problem?

Kadrovska evidencija mora biti pažljivo dodijeljena njihovim odgovarajućim lokacijama datoteka.

Odredite protokol za kadrovsku evidenciju vaše tvrtke na temelju državnih i federalnih zakona, zakona o zapošljavanju kao što je Zakon o prenosivosti i odgovornosti za zdravstveno osiguranje iz 1996. (HIPAA) i najbolje prakse poslodavca.

Zatim se držite protokola. Ne želite pronaći nasumične doktorske izgovore uvučene u dosje o osoblju kad oni pripadaju medicinskoj dokumentaciji. Niti želite obrazloženje i opravdanje za napredovanje zaposlenika u platnom spisu.

Također ne želite da zapisi o odluci o zapošljavanju uključuju provjeru pozadine ili bilješke iz razgovora s bivšim poslodavcima u dosjeu osoblja.

Potrebno je obučiti supervizore, menadžere i druge zaposlenike koji dokumentiraju kadrovsku evidenciju.

Svaka osoba koja ima pristup i može postaviti dokumente u datoteku osoblja zaposlenika mora se obučiti kako bi na odgovarajući način napisala dokumentaciju.

Navedite u zapovijedi zaposlenika da je zaposlenik bio potpuni mrtvačnica, nećete dobiti vaše kadrovske zapise. No, neobučeni supervizori znaju pisati slične izjave i smjestiti ih u dosjee zaposlenika.

Još bolje, ograničite pristup datotekama osoblju za ljudske resurse koji je odgovoran za evidenciju i zna što treba i ne treba staviti u dosje osoblja.

Uravnotežite informacije koje unosite u evidenciju o osoblju.

Uključite i pozitivne i negativne aspekte povijesti zaposlenja zaposlenika. Prečesto kadrovska evidencija naglašava svaku negativnu pojavu i nedostaje pozitivnim komponentama koje svaki zaposlenik doživljava. Razmišljajte o podizanju, promocijama, nagradama izvrsnosti i kopijama pohvala i zahvalnica.

Prepoznati razliku između osobnih bilješki nadzornika o njihovom osoblju koje se prijavljuje i službenim podacima o osoblju tvrtke.

Bilješke supervizora koje se koriste za poboljšanje izvedbe, za praćenje projekata i dovršenje ciljeva, te za pravedno određivanje povećanja i planova razvoja izvedbe, na primjer, spadaju u privatni dosije nadzornika, a ne u službenu evidenciju osoblja tvrtke.

Prepoznati, također, potrebu za obukom supervizora o tome kako voditi bilješke i čuvati dokumentaciju u svojoj datoteci za upravljanje. Isti kriteriji za činjenice, a ne mišljenja i specifični primjeri, a ne glasine, primjenjuju se na privatne bilješke.

Privatne bilješke nadzornika mogu se pozvati u sudskom postupku u slučaju tužbe, pa se oprez preporučuje čak i za privatne bilješke. Ne preporuča se praksa supervizora da čuvaju kopije zapisa koji postoje u dosjeu službenog osoblja u njihovoj datoteci za upravljanje.

Zapošljavanje dokumentacije i bilješke s intervjua predstavljaju malu poteškoću.

Najbolja je praksa održavati zasebnu datoteku za svaku poziciju koju popunite koja uključuje svu dokumentaciju vezanu uz popunjavanje tog položaja od objavljivanja posla do referentnih provjera. Životopisi prijavitelja, propratna pisma i prijave pripadaju ovoj datoteci, osim što trebate premjestiti prijavu zaposlenika u dosje zaposlenika zaposlenika.

Ova datoteka ima službene popise za provjeru i obrasce koji teže nepristranom predstavljanju kvalifikacija potencijalnog zaposlenika i podržavaju vašu odluku o zapošljavanju najbolje kvalificiranog kandidata. Mišljenja i napomene upravitelja zapošljavanja koje su poduzete tijekom procesa zapošljavanja ne pripadaju ovoj datoteci.

Ljudski resursi mogu prikupljati ove bilješke kako bi održavali kompletnu dokumentaciju o odluci o zapošljavanju, ali ne spadaju u kadrovsku evidenciju.

Činjenična dokumentacija o odlukama o zapošljavanju.

Ova dokumentacija uključuje takve odluke kao što su napredovanje, prelazak na bočnu priliku, te povećanje plaća i one spadaju u kadrovsku evidenciju. Mišljenja nadzornika ili HR-a o zaposleniku to ne čine. Službena dokumentacija o disciplinskom postupku, kao što je pismeno upozorenje, također spada u dosje o zaposleniku.

Specifični primjeri dokumentacije koja ne bi trebala biti u kadrovskoj evidenciji

Sljedeće informacije ne bi smjele biti stavljene u kadrovsku evidenciju. Dokumentacija može zahtijevati zasebnu datoteku, može biti klasificirana kao nadzorna ili upravljačka bilješka, ili ne bi trebala uopće biti zadržana od strane poslodavca.

• Sve medicinske informacije pripadaju medicinskoj dokumentaciji.
• Podaci o plaćama pripadaju datoteci za obračun plaća.
• Dokumenti koji uključuju brojeve socijalnog osiguranja zaposlenika ili informacije o zaštićenim klasifikacijama zaposlenika kao što su dob, rasa, spol, nacionalno podrijetlo, invaliditet, bračni status, vjerska uvjerenja i tako dalje, nikada se ne smiju čuvati u dosjeima osoblja.
• Nadzorna dokumentacija u svrhu upravljanja radom zaposlenika, postavljanje ciljeva, dane povratne informacije i tako dalje, treba podnijeti u privatnoj, nadzornoj ili upraviteljskoj mapi.
• Materijal za istragu, uključujući pritužbe zaposlenika, razgovore sa svjedocima, intervjue zaposlenika, nalaze, preporuke odvjetnika i rješenje, te praćenje kako bi se osiguralo da se ne osveti, trebaju se nalaziti u istražnom dosjeu koji je odvojen od kadrovske evidencije.
• Datoteke zaposlenika I-9 oblikuju u datoteci I-9 ili mjestu, daleko od zapisa o zaposlenicima.
• Mjesto provjere uključujući kriminalnu povijest, kreditna izvješća, i tako dalje, a rezultati testiranja na droge u zasebnoj datoteci koju nadzornici, menadžeri i zaposlenik ne mogu pristupiti. SHRM preporučuje ili ovu zasebnu datoteku ili preporučuje da se te informacije također mogu pohraniti u zdravstveni karton zaposlenika.
• Zapisi o jednakim mogućnostima zaposlenika kao što su obrasci za samoidentifikaciju i vladina izvješća ne smiju se čuvati u osobnom dosjeu niti bilo gdje gdje nadzornik ima pristup.

Ako slijedite ove smjernice, vaša organizacija učinkovito pohranjuje činjenične podatke o zaposlenju i evidenciju o zaposlenima na odgovarajućim mjestima.

Odricanje: Napominjemo da dostavljene informacije, iako mjerodavne, nisu zajamčene za točnost i zakonitost. Stranicu čita svjetska publika, a zakoni i propisi o zapošljavanju variraju od države do države i zemlje. Molimo vas da potražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da su vaše pravno tumačenje i odluke točne za vašu lokaciju. Ove informacije služe kao smjernice, ideje i pomoć.