Možete poboljšati stope sudjelovanja u intervjuima za izlaz

Exit intervjui su jedan od najboljih načina da dobijete istinite i iskrene povratne informacije od zaposlenika. Negativna strana je da je potrebno neko vrijeme da se izgradi značajna količina podataka iz izlaznih intervjua. Povećanje stope sudjelovanja, međutim, može vam pomoći da dobijete veću količinu informacija koje možete poduzeti brže iz intervjua za izlazak.

Što se smatra dobrom stopom sudjelovanja za intervjue za izlazak

Istraživanja pokazuju da je prosječna stopa odgovora na intervjue za izlazak papira i olovaka oko 30-35 posto. To znači da bi tvrtka s 2000 zaposlenika i stopom fluktuacije od 15 posto očekivala da će dobiti oko 100 završenih intervjua godišnje. Na toj razini sudjelovanja organizacija dobiva povratnu informaciju o izlazu iz samo 5 posto ukupne populacije zaposlenika.

Uz samo malo dodatnog napora, trebali biste moći udvostručiti stopu odgovora. 65 posto ili bolje je dobar cilj za sudjelovanje u izlaznom intervjuu. To možete postići pomoću intervjua za izlazak papira i olovaka, internetskih intervjua za izlazak iz interneta i intervjua za izlazak iz telefona.

Mjerenje vašeg sudjelovanja u izlaznom razgovoru

Da biste izmjerili stopu odgovora, podijelite broj završenih intervjua s brojem zaposlenika od kojih ste zatražili izlazni intervju. U idealnom slučaju, drugi broj bi trebao biti jednak ukupnom broju prekida, ali iz praktičnih razloga, to obično nije slučaj.

Primjerice, ako imate 125 dovršenih intervjua za izlazak od 300 ljudi koje ste zamolili za dovršetak izlaznog intervjua, vaša stopa sudjelovanja je 125/300 što je jednako.416 ili 41,6 posto.

Važno je osigurati da imate dobru metodu za praćenje ove vrste sudjelovanja. U najmanju ruku, želite pratiti stopu sudjelovanja na početku projekta poboljšanja, a zatim povremeno nakon toga.

Idealan scenarij je održavati trčanje u prosjeku koji se može redovito odnositi. Ovaj broj u stvarnom vremenu odmah vas upozorava na odustajanje (ili povećanje) sudjelovanja zaposlenika u izlaznim intervjuima. On-line izlazni intervju sustav upravljanja bi trebao učiniti za vas automatski.

Velike tvrtke možda žele pratiti stope sudjelovanja odvojeno za podružnice, velike podjele ili geografske regije. Mala i srednja poduzeća općenito mogu imati koristi od ukupne stope sudjelovanja organizacije.

Ako odlučite da vaša stopa sudjelovanja u intervjuima za izlazak može stajati poboljšanje, sljedeći korak je analizirati vaš trenutni proces izlaznog intervjua. Dva najvažnija područja za pregled su:

1. Zašto se zaposlenici odlučuju ne završiti izlazni intervju?
2. Postoje li logistički problemi koji sprečavaju ljudske resurse da pravodobno i djelotvorno dođu do zaposlenika?

Zaposlenici ne završavaju svoj intervju za izlazak

Neki od razloga zbog kojih zaposlenici ne žele završiti intervjue za izlazak su:

• Izlazni intervju je predug.
• Pitanja o izlaznom intervjuu su zbunjujuća ili osobno invazivna.
• Zaposlenik ne vjeruje da će izlazni intervju biti pročitan ili napraviti razliku.
• Zaposlenik se boji posljedica.
• Zaposlenik je ljut na tvrtku.
• Zaposlenik odlaže ili zaboravlja.
• Proces je težak ili neugodan.

Ako koristite anketu za izlazni intervju s ocijenjenim pitanjima, 35-60 pitanja odnosi se na pravu dužinu istraživanja. Više od 60 pitanja počinje se osjećati dugo i neugodno za zaposlenika. Ako nadmašite 70 pitanja, trebali biste biti spremni za veći broj nedovršenih intervjua za izlazak.

Pregledajte pitanja o intervjuu radi jednostavnosti. Stavite se u cipele zaposlenika i zapitajte se kako biste se osjećali odgovaranjem na pitanja. Izbjegavajte mnoga pitanja o izlaznom intervjuu koja traže osjećaje i emocije.

Mnogi zaposlenici nisu u skladu sa svojim osjećajima (ili ako su oni možda ne žele ih podijeliti s vama). Zaposleniku je puno lakše procijeniti učinkovitost procesa nego što osjećaju o tom procesu.

Zanemarene informacije o napuštanju razgovora

Zaposlenici neće dovršiti svoje intervjue za izlazak ako vjeruju da povratne informacije koje pružaju neće biti pročitane ili će se odmah ignorirati. Važno je da zaposlenici znaju da cijenite njihove povratne informacije. Kada napravite poboljšanja na temelju prijedloga iz intervjua za izlaz, ne bojte se reći zaposlenicima odakle je došla ideja.

Tijekom vremena zaposlenici će naučiti da slušate. Nakon što to postane dio korporativne kulture, možete biti sigurni u puno otvorenih i iskrenih ideja, prijedloga i kritika.

Posljedice poštene povratne informacije

Također, budite jasni sa zaposlenicima da iskrene povratne informacije neće rezultirati posljedicama. Izjave dane u izlaznom intervjuu ne bi se smjele koristiti za sprečavanje budućeg prava na ponovno zapošljavanje.

Postoje mnogi navodni stručnjaci koji govore zaposlenicima da ne budu iskreni na obrascu za izlazak iz intervjua ili da uopće ne popune jedan. Tvrde da tvrtke koriste te informacije protiv zaposlenika. Stručnjaci za ljudske resurse znaju da je to besmislica, no ipak se moraju boriti protiv ove neutemeljene percepcije.

Ljuta povratna informacija zaposlenika

Zaposlenici koji su ljuti na tvrtku mogu osjećati da ne žele pomoći sudjelovanjem u izlaznom intervjuu. Možete potaknuti te zaposlenike da iskažu svoj bijes u izlaznom intervjuu. Mnogi od tih ljutitih zaposlenika oduševljeni su šansom da se čuje njihov glas - osobito ako znaju da će ga čuti viši menadžment.

Čist i pojednostavljen proces je također važan. Bez obzira radi li se o webu ili papiru i olovci, obrazac za izlazni intervju trebao bi se lijepo urediti s intuitivnim i lako razumljivim upitnikom.

Logistički problemi su drugo glavno područje za pregled u vašem procesu izlaznog intervjua. Uglavnom postoje slabe veze u bilo kojem procesu, a izlazni intervjui nisu iznimka. Vaš pregled treba uključiti cijeli niz događaja koji počinje kada zaposlenik obavijesti i završi kada zaposlenik podnese izlazni intervju.

Provjeri svoj proces razgovora za izlazak

Možete započeti s revizijom vašeg procesa izlaznog razgovora tako što ćete saznati sljedeće informacije.

• Kako zaposlenici općenito obavještavaju o svojoj namjeri da prekinu?
• Tko je prva osoba koja je obaviještena i koliko se obavijesti obično daje?
• Tko govori podjelu ljudskih resursa i kako? Koliko je vremena nakon što zaposlenik obavijesti o tome obaviješten? Tko je u HR prvi obaviješten?
• Tko je odgovoran za pokretanje izlaznog intervjua? Kada je ta osoba obaviještena o prestanku radnog odnosa?
• Kako je zaposlenik obaviješten o izlaznom razgovoru? Od koga? Koju metodu? Kada?
• Postoji li jasno vlasništvo nad ljudskim resursima u procesu izlaznog intervjua? Razumiju li oni koji su uključeni u proces važnost i hitnost izlaznih intervjua?
• Što je zaposlenik rekao za izlazni intervju? Na koje se načine potiče da završe izlazni intervju? Jesu li zaposlenici ispričani više od jednog puta i na više načina?
• Je li lako završiti izlazni intervju?
• Kada i gdje će zaposlenik završiti izlazni intervju? Postoji li jednostavan pristup potrebnim resursima?
• Ima li zaposlenik privatnost s kojom može završiti izlazni intervju ako ga završi na poslu?
• Podupiru li supervizori i menadžeri proces izlaznog intervjua? Boje li se dobiti negativne povratne informacije od zaposlenika? Oslanjate li se na uplašene supervizore da prenesete informacije o izlaznom intervjuu zaposlenicima?
• Je li zaposlenicima lako dati svoje intervjue za izlazak?

Pregledajte sva gore navedena revizijska pitanja i pogledajte vaš proces izlaznog intervjua. Odredite što možete učiniti kako biste poboljšali svako od tih područja. Nakon što završite s pregledom, možete odmah početi s poboljšanjima.

Ponovno izmjerite proces izlaska iz razgovora

Neke od promjena koje napravite omogućit će vrlo brzo poboljšanje stope sudjelovanja. Drugima će biti potrebno više vremena za učinkovito prožimanje kulture tvrtke.

Ponovno izmjerite stope sudjelovanja na tri mjeseca, šest mjeseci, devet mjeseci i dvanaest mjeseci. Do dvanaestomjesečne ocjene trebate očekivati ​​dramatičan napredak u stopama sudjelovanja u vašem intervjuu. To znači da ćete imati više podataka koji se mogu koristiti za ograničavanje prometa i povećanje zadržavanja zaposlenika.

Zaključak

Možete značajno povećati vrijednost vaših izlaznih intervjua povećanjem broja prestanka zaposlenika koji sudjeluju u procesu izlaznog intervjua. Pregledom i poboljšanjem sadržaja i strukture izlaznog intervjua, zajedno s vlastitim internim procesima, možete ostvariti značajno povećanje stope sudjelovanja.

Naposljetku, razmotrite mogućnost da stvarni intervju s osobom za ljudske resurse ne samo da poboljša vašu stopu sudjelovanja, nego i pruži bolje informacije. Ne možete podcijeniti vrijednost naknadnog ispitivanja.

--------------------------------------------

Beth Carvin je direktorica tvrtke Nobscot Corporation s iskustvom u poslovanju, poduzetništvu, ljudskim resursima, zapošljavanju, prodaji i razvoju poslovanja.