Kako napraviti popis obveza: Savjeti za upravljanje

Svi smo obavili popis obveza. Nekako se čini da nikada nije bilo dovoljno sati u danu da bi se ostvarile sve stvari na vašem popisu obveza. Ovdje je sustav koji radi - i može raditi i za vas.

Popis nije dovoljan

Izrada "popisa stvari za napraviti" nije dovoljna. Morate ih rangirati. Morate znati koji su zadaci važniji kako biste se mogli usredotočiti na njih. Tada morate dodijeliti sredstva tim stvarima, izmjeriti svoj napredak i nagraditi se za svoje uspjehe.

rangiranje

Navedite sve stavke obveza u proračunskoj tablici, ali ih možete i na papiru. Također ih možete staviti na svoje računalo ili pametni telefon, napisati ih na kalendar ili ih unijeti u softver za upravljanje vremenom.

Prvi korak je popis svih što morate učiniti. Zatim im dodijelite rang tako da se možete usredotočiti na važne stavke.

Koristite A, B, C poredak. A-lista je ono što moram obaviti danas prije odlaska. B-lista je ono što trebate obaviti, ali ne nužno i danas. Konačno, C-lista je ono što trebate uskoro pronaći.

Vrlo brzo možete saznati da se stvari na C-listi, pa čak i B-listi, nikada ne završe. U jednoj poziciji Operations Managera prije nekoliko godina, našao sam se sve više i više frustriran svojim A-listom. Ne samo da nisam prolazila kroz njega svaki dan, kao što sam uvijek imala prije, nego je A-lista stalno rasla. Tada sam shvatio što moram učiniti kako bi moj popis zadataka radio za mene, i razvio sam sustav koji učinio raditi.

Upravljanje vremenom

Nije bilo dovoljno znati što je važno; što je napravilo A-listu. Također sam trebala znati koliko će trajati stvari i koliko vremena moram posvetiti njima. U popis obveza dodao sam stupac s procijenjenim vremenom trajanja svakog zadatka i susjednim stupcem s ukupnim brojem.

Onda sam proučavao jednostavno vrijeme. Kao što sam učinio svaki zadatak sam zapisao što sam učinio i početno i završno vrijeme. Pratila sam cijeli dan. Onda sam je ponovio nekoliko tjedana kasnije, na neki drugi dan. To nije bila iscrpna anketa na bilo koji način, ali mi je dala neki uvid. Kao voditelj operacija, velik dio mog dana bio je zahvaćen prekidima - bavljenjem događajima koji su se dogodili, krizama koje su se pojavile ili problemima koje je trebalo riješiti. U prosjeku su ti prekidi potrošeni četiri sata dnevno. Budući da obično radim na deset sati dnevno, to mi je ostavilo šest sati na dan za stvari na popisu obveza.

Svake noći, prije odlaska iz ureda, ažurirao bih popis obveza. Ja bih izbrisati stvari koje sam dovršio, delegirao, ili degradirao, dodao nove stvari koje su se pojavile, preuredio prioritete kako bih dobio najvažnije zadatke na vrhu i dodao procijenjeno vrijeme svakom od njih. Onda bih spustio popis do oznake od šest sati i povukao crtu. To je postalo moja meta za sljedeći dan.

Nagradite se

Najčešće je ta linija pala negdje na mom A-listi. Rijetko je bilo blizu dna. Međutim, to je bio moj cilj. Ako udarim ili pređem crtu, otišao sam kući osjećajući da je to bio produktivan i uspješan dan. Umjesto da se pretučem nad stvarima do kojih nisam uspio doći, priznao sam svoj uspjeh što sam sreo ili pobijedio svoj cilj. Sljedećeg dana, morao sam početi iznova i posegnuti za novim ciljem, ali to sam učinio iz perspektive nadogradnje na prethodni uspjeh, a ne iz frustracije da stalno imam više posla nego što sam imao vremena ostvariti.

Trebate sustav

Da biste bili uspješni, morate razviti sustav za upravljanje vremenom kako biste mogli postići više u vremenu koje imate. Ako je vaša ciljna crta na popisu obveza uvijek blizu vrha, vaš šef će početi tražiti nekoga tko može raditi malo dalje niz popis svaki dan. Ispod pogledajte nekoliko resursa koji će vam pomoći da bolje upravljate vremenom.

Upravljajte ovim problemom

Navedite zadatke koje morate obaviti. Odredite prioritete onima koji su važni, a ne samo hitni. Imajte plan za ono što ćete postići svaki dan. Radite prema tom planu. Nagradite se kada se sretnete ili pobijedite svoj cilj.