Kako je olakšavanje rada korisno za poslodavce?

Poslodavci koriste procese za procesiranje trenera, izgradnju timova i oblikovanje vođa. Također može učinkovito upravljati pojedinačnim pitanjima i konkurentnim idejama. Imenovani moderatori koriste se kako bi pomogli menadžmentu u postizanju cilja postavljenog na njihovom sastanku. Glavna uloga facilitatora je dodavanje vrijednosti sastanku za planiranje grupe ili sastanku držanjem grupe na zadatku i zajedničkim kretanjem u istom smjeru, čime se poslodavcu štedi dragocjeno vrijeme i novac.

Značajke dobrih facilitatora

Olakšavanje je naučena vještina koja dolazi najprirodnije pojedincima koji pokazuju određene karakteristike:

• Snažne vještine vođenja grupe
• Duboko poznavanje grupnih procesa i struktura
• Poznavanje grupne i interpersonalne dinamike i razumijevanje verbalne i neverbalne komunikacije
• Sposobnost kreativnog predstavljanja sadržaja obuke i team buildinga na način koji potiče sudjelovanje sudionika sesije
• Empatija za ljude i njihove situacije
• Snažne vještine slušanja i komunikacije
• Sposobnost strukturiranja grupnih intervencija i događaja, stvarajući željeni rezultat

Individualne olakšice

Kada pojedinci sudjeluju u procesu, to je obično zbog toga što dva ili više zaposlenika doživljavaju sukob, neslaganje, potrebu za postavljanje zajedničkih ciljeva, ili potrebu za izvještavanjem o projektu, procesu ili iskustvu. Kvalificirani facilitator može se nabaviti unutar tvrtke i može osigurati strukturu, sadržaj i procesne zaposlenike koji trebaju postići rješenje koje zadovoljava obostrano zadovoljstvo.

Pod vodstvom vještog moderatora, sastanci, sastanci za izgradnju tima i tečajevi obuke mogu postići rezultate koji nisu mogući bez arbitraže. Sudionicima u grupi često nedostaje vještina, dopuštenje i podrška potrebna za učinkovito olakšavanje vlastitih radnih procesa, a vođa pomaže u njihovom razvoju.

Grupno olakšavanje

Olakšavanje grupa ili timova osiguravaju interni zaposlenici ili vanjski konzultanti, koji su vješti u određenim osobinama koje drže loptu u kugli i sudionici na putu. Postoje određene metode koje koriste za glatke prijelaze i održavanje sastanaka u pravom smjeru unutar grupnih postavki:

• Prezentiranje sadržaja i informacija koje sve prisutne stranke lako probavljaju
• Osmišljavanje i formuliranje procesa koji pomaže grupi da postigne svoje ciljeve prije početka sastanka i održava ritam sastanka kada počne s radom
• Osigurati odgovarajuću strukturu za sastanak, obuku, sastanak za izgradnju tima ili drugi radni događaj, tako da se temeljna misija postigne na sjednici
• Promicanje zajedničke odgovornosti za ishod sastanka
• Crtanje pitanja i mogućih rješenja od sudionika kako bi se izgradio kohezivan način razmišljanja

Upravljanje konkurentskim razgovorima na sastancima

Postojanje učinkovitih radnih odnosa s ljudima na poslu može biti teško. Učinkovito grupno vođenje sastanaka zahtijeva određene sposobnosti za upravljanje interakcijom konkurentskih razgovora.

• Neverbalna komunikacija: Podizanjem obrva ili mašući sudionicima može se priopćiti potreba da se zaustavi ili odustane. Zaustavljanje osobe koja na trenutak ima riječ, dok se ostali sudionici pridružuju grupi može biti učinkovitije ako se radi bez riječi, jer ima mekši dodir. Dobri facilitatori ne oklijevaju poduzeti takvu akciju, jer je dio njihove svrhe da kontroliraju tijek sastanka.
• Mogućnost postavljanja pitanja:Voditelj može pozvati jednog od članova grupe koji sudjeluju u natjecateljskom razgovoru - tražeći kratak sažetak rasprave koja se odvijala na sastanku do tog trenutka, a možda i da sudionici podijele ideje s ostalim sudionicima. Početni tekst može izgledati neprirodno, ali služi dvije svrhe: dovodi strani razgovor u glavni razgovor, i to može pojasniti svrhu i nadamo se donijeti ishod brže.

• Imati povjerenja u intervenciju:Pitanje članova grupe koji sudjeluju u natjecateljskom razgovoru da se ponovno pridruže grupnoj raspravi, bez korištenja sarkazma ili ljutnje, ključna je vještina. Voditelj može reći nešto poput: "Bojim se da nedostaju dobre ideje kad svi govore istodobno. Znam da ne mogu pratiti sve te misli." Općenito, ova taktika je bolja kao drugi ili treći pokušaj privlačenja ljudi. To je izravna i vrlo učinkovita, ali može zbuniti članove tima koji nisu bili svjesni svog ponašanja i nisu apsorbirali suptilnije naznake.

• Uspostavite skupni signal:Skupni signal podsjeća sudionike da održe jednu raspravu odjednom. Signal koji djeluje učinkovito je da napravi neverbalni znak vremenskog ograničenja nakon čega slijedi držanje jednog kažiprsta da označi jedan sastanak. Ako članovi tima imaju dobar odnos, unutarnja šala među sudionicima može učinkovito olakšati raspoloženje i znatno olakšati napetost.