Top Job Skills Ured menadžeri trebaju

Voditelji ureda preuzimaju odgovornost za to da cijeli ured ili kompleks ureda teče glatko. To može uključivati ​​dužnosti kao što su upravljanje i nadzor jednog ili više administrativnih pomoćnika. Voditelji ureda obično ne trebaju specijalizirano obrazovanje, ali im je potrebno mnogo relevantnog iskustva i dobro razvijenih vještina u upravnim i upravljačkim ulogama.

Ako želite ovu vrstu posla, možete dramatično poboljšati svoje šanse za zapošljavanje znajući koje od vaših vještina i iskustava istaknuti tijekom procesa prijave i razgovora.

Kako koristiti popise vještina

Pregledajte sljedeći popis traženih vještina. Možda ćete otkriti da ih posjedujete više nego što ste mislili. Koristite nazive svojih relevantnih vještina kao ključne riječi u svom životopisu i popratnom pismu, tako da nadzornik za zapošljavanje može jasno vidjeti da imate ono što tražite.

Pažljivo pročitajte opis radnog mjesta kako biste znali koja je stopa vještina najvažnija za vašeg budućeg poslodavca. Istražite tvrtku kako biste razumjeli posao i svako dodatno, relevantno iskustvo ili znanje koje imate.

Kada se pripremite za intervju, smislite barem jedan konkretan primjer kada ste pokazali svaku od vještina koje očekujete da raspravite. Ne očekujte od potencijalnog poslodavca da uzme samo vašu riječ u vezi s vašim iskustvom.

Važne vještine

Nisu svi položaji upravitelja ureda potrebni točno isti skup vještina. Mnogo ovisi o tome koliko uredskih pomoćnika morate nadzirati, koliko ljudi koristi ured u kojem ćete upravljati, te koje vrste softvera i drugih sustava koje vaš poslodavac koristi.

Postoje neke vještine koje praktički svi učinkoviti upravitelji ureda imaju i ne mogu bez njih. Također možete pregledati popise vještina popisanih prema poslu i vrsti vještina.

Administrativne vještine

Kao voditelj ureda bit ćete odgovorni za izvršavanje nekoliko administrativnih zadataka. To uključuje zapošljavanje i otpuštanje zaposlenika, provođenje procjena uspješnosti, obuku novih zaposlenika i nadzor drugih. Odobravanje formalnih zahtjeva, vođenje općih poslovnih operacija i održavanje papirologije i kadrovske evidencije također mogu biti u vašoj nadležnosti.

Također ćete morati planirati, preuzeti odgovornost za obradu pošte, planirati i prisustvovati sastancima. Vi svibanj biti pozvani da praksa rješavanja sukoba, delegat raditi i biti politika i donositelj odluka kao dobro.

Analitičke vještine

Dio vašeg posla bit će pronalaženje načina da bolje obavite svoj posao. Ako možete identificirati neučinkovitost u načinu rada vašeg ureda i pružiti rješenja, možda ćete moći spasiti svog poslodavca puno novca i spasiti svoje kolege puno pogoršanja.

Sjajan uredski voditelj će se stalno pitati, u vezi sa svim procesima, praksama i postupcima, “ima li to smisla? Je li to najbolje što možemo? ”Preporučljivo je uključiti popis analitičkih vještina u svoj životopis.

Pozornost na detalje

Kao voditelj ureda, mužjak se zaustavlja s vama. Biti ćete odgovorni za pravodobno naručivanje ispravnog uredskog materijala, za točnu i organiziranu evidenciju te za praćenje potreba i problema svih ostalih u uredu. Ako dobro obavljate svoj posao, ured će izgledati sam. Ako neke pojedinosti pogriješite, drugi ljudi možda neće moći u potpunosti obaviti svoj posao.

Komunikacijske vještine

Kao i pomoćnici u uredima, često ćete biti jedan od prvih ljudi koje posjetitelji vide, a vi ponekad možete biti jedini koji vide da li je jedan od profesionalaca koji rade u vašem uredu van. Morate djelovati kao učinkovit recepcionar dok istovremeno obavljate svoje druge dužnosti.

Vi svibanj također biti primarna točka kontakta između različitih ljudi koji koriste ured i možda između vašeg ureda i drugih unutar iste organizacije. Možda ćete morati prakticirati rješavanje sukoba i delegirati posao. Sve to dodaje mnogo komunikacije, pisane i verbalne, a sve to mora biti točno, učinkovito, prijateljsko i profesionalno u svakom trenutku.

Računalne vještine

Važno je da voditelji ureda imaju širok raspon kompjuterskih vještina. Specifičnosti će ovisiti o vašem poslodavcu, ali obično uključuju unos podataka, proračunske tablice i opće IT zadatke.

Upravljanje uredima može uključivati ​​ogromnu odgovornost. Voditelji ureda uglavnom rade na vrhuncu organizacije, sa svojim rukama u svakom aspektu tvrtke. Ako vas ova središnja uloga privlači, nastavite pregledati popis vještina kako biste vidjeli je li to za vas karijera.

Financijska pitanja

Vaše odgovornosti mogu uključivati ​​knjigovodstvo, fakturiranje, budžetiranje i računovodstvo. Od vas se također može tražiti da obrađuju platni spisak, sitni novac i QuickBooks unose. Tromjesečna i polugodišnja izvješća također mogu biti u vašem rasponu dužnosti. U najmanju ruku, ako vaš ured uopće upravlja novcem, bit ćete u konačnici odgovorni za dobro rukovanje.

Vještina vođenja

Kao nadzornik velike grupe uredskih pomoćnika, morat ćete biti motivirani i koordinirani. Morat ćete napraviti timski rad. Vaš posao će uključivati ​​postavljanje standarda za rad svih drugih i osiguravanje ispunjavanja tih standarda. Vodeći često znači pomagati drugim ljudima da rastu u svojoj karijeri, te pomoći ljudima da se sami pokrenu i dobro komuniciraju jedni s drugima.

Socijalne vještine

Interpersonalne vještine igraju veliku ulogu u vođenju ureda. Morat ćete imati pozitivan stav, pozdraviti posjetitelje i sudjelovati u timskom radu.

Razne prednosti

Ured menadžeri imaju različite vještine set koji im pomaže učinkovito obaviti svoj posao. To uključuje posvećivanje pozornosti detaljima, općenito fleksibilnost u pogledu podrške koju pružate i pouzdanost. Uredski upravitelji također moraju biti umreživači, logički mislioci, multi-taskeri i problem solvers. Upravljanje vremenom i organizacija trebaju biti druga priroda za ljude koji služe u toj ulozi.