U obrani Messy Desk

Svakoga dana sve se više informacija baca na vas. Nova pošta, izvješća raznih odbora, računi, prijedlozi i još mnogo toga pogodili su vaš stol nekoliko puta dnevno. Previše ste zauzeti da biste se odmah suočili s njom, tako da se počinje nagomilavati. Vaša radna površina počinje izgledati kao ratna zona.

Problem ovdje nije u tome što je vaš stol neuredan; problem je u tome što se važne stvari gube. Ili će ga pokopati novi materijal koji dolazi, ili je u novom materijalu, ali se ne primjećuje. Kao rezultat toga, trošite previše vremena na stvari koje su jednostavno hitne, a ne na one koje su važne.

Kada vaš šef želi znati koliko brzo može dobiti to izvješće za potpredsjednika, ne želite joj reći da niste primijetili bilješku koju vam je poslala da zatražite izvješće. Niti će vaš šef biti oduševljen kad čujete da je raspored za novu liniju proizvoda zakasnio jer ste ga ostavili po strani i pokrili i zaboravili ste na to.

Neki ljudi će vam reći da je najbolji način rješavanja ovog problema čist stol. Drugi kažu da je nered u redu. Tko je u pravu?

Pretrpan stol, zatrpan um

Ne tako davno, postojao je popularan izraz "pretrpan stol je znak pretrpanog uma." Taj izraz potaknuo je čitavu industriju da pomogne poslovnim rukovoditeljima da očiste stolna računala kao znak njihove mentalne oštrine.

Nema sumnje da ste vidjeli filmove u kojima šef sjedi u svom uredu na vrhu nebodera u središtu grada. On sjedi za stolom na vrhu stakla bez ladica. Jedini ukrasi su impresivna olovka za potpisivanje važnih dokumenata i telefona ili interkoma kako bi mogao izdavati zapovijedi.

S druge strane…

Mnogi ljudi ne vide ništa loše s hrpama papira koji pokrivaju radnu površinu, pa čak i prelijevanjem na stolicu i uredski pod. Oni navode izjave poput 'pretrpan stol je znak genija' i 'neuredan stol je samo znak neurednog stola.'

Svi znamo nekoga čiji je stol tako. Ne vidite kako se može reći da li je radna površina metal ili drvo. Ipak, kada ih pitate za nešto, idu pravo na hrpu, prelistavaju 2 ili 3 plahte i izvlače ono što ste tražili.

Što radi za vas

Obje strane su točne. Pitanje nije ono što je ispravno. Pitanje je koje će vas učiniti učinkovitijim. Postoji nekoliko temeljnih smjernica koje se primjenjuju na oba pristupa, ali ključ je raditi na način koji vam omogućuje da budete najučinkovitiji. Gotovo svatko se mora riješiti nekih nereda na njihovom radnom stolu, ali za mnoge od nas na jednom stolu nećete imati više od jedne stavke.

Mnogi ljudi rade na nekoliko projekata u isto vrijeme (ili gotovo u isto vrijeme). Kreativni tipovi osjećaju potrebu da imaju inspiraciju koja ih okružuje. Pojedinci orijentirani pojedincima trebaju sveobuhvatne referentne materijale. Neki ljudi osjećaju da hrpe posla čine da izgledaju zauzeto i tako ih čuvaju u vrijeme otpuštanja. Drugi osjećaju da čisti stol pokazuje koliko su učinkoviti u obavljanju posla. Ono što je važno je učiniti ono što radi za vas.

Kako ukrotiti čudovište

Bilo da idete na sterilnu radnu površinu od stakla, ili jednostavno želite malo više naručiti kaosu radne površine, postoji nekoliko temeljnih smjernica:

• Stvarno želite poboljšati: Ne preporučujemo ozbiljan pristup koji neki rade. Nažalost, to ostavlja izgovore previše lakim za sebe. Ovaj pokušaj da vaš stol bude manje pretrpan i učinkovitiji ovisi o tome da ozbiljno uložite napor.
• Zadrži, Izbaci ili Premjesti: Nađi tri spremnika. Označite najmanji "zadržite". Označite najveći "bacanje". Stavite drugi spremnik s oznakom "premjesti". Stvarno važne stvari će ići u vaš spremnik koji će se kasnije razvrstati. Sve što želite odnijeti kući ili pokloniti ide u kontejner "move". Sve ostalo ulazi u bacač kontejnera.

• Počnite s najstarijim: Možete ih vidjeti gledajući ih koje su gomile najstarije. Obično je najdalje od vašeg stolca. Najlakše je odbaciti stavke s ove hrpe.
• Procijenite svaki komad samo jednom: Pogledajte svaku stavku na hrpi. Odlučite u koji će spremnik ući. Ne možete ga vratiti na vaš stol kasnije, morate odlučiti odmah. Stavite sve u jedan od tri spremnika. Nema druge opcije.
• Pitajte se ovo: Prvo pitanje je "imam li to negdje drugdje, ili ga mogu dobiti od nekoga?" Ako imate kopiju u vašoj e-pošti, ili u izvješću, ili na stolu osobe koja je pripremila analizu tržišta, itd., Ne morate čuvati drugu kopiju. Baci ga. Onda pitajte "zašto mi ovo treba?" Ako je odgovor a) poduzeti akciju na njemu, b) učiniti nešto s njom kada dobijem više informacija od nekoga, ili c) kako bih se pozvao na drugi posao, stavio ga na hrpu. (Nakon što se riješite nereda ponovno ćete razvrstati hrpu za držanje za te tri kategorije, pa ih slobodno razdvojite sada. To će uštedjeti vrijeme kasnije.) Ako je vaš odgovor bio nešto drugo, bacite tu stavku.

• Budite nemilosrdni i hrabri: Kako napredujete kroz svaku hrpu, približavajući se i približavajući se stvarima koje su upravo stigle, budite nemilosrdni u svojim odlukama. Nemojte uzeti zatvorenike. Ako stvarno ne trebate, bacite ga. I budite hrabri. Ne zadržavajte se na nečemu samo zato što bi vas netko mogao nešto pitati o tome jednog dana. Nemojte graditi tvrđavu od papira da se zaštitite.

Upravljanje problemom

Vaša radna površina ne mora biti sterilna i potpuno lišena papira, iako to može biti ako vam to pomaže. Vaš je cilj organizirati svoju radnu površinu tako da maksimizira vašu učinkovitost. Ako to znači još nekoliko gomila na vašem stolu od osobe u susjedstvu, to je u redu - pod uvjetom da sve što ste zadržali pomaže vam u ispunjavanju cilja povećane učinkovitosti.