Uzorak osobnog asistenta i popis vještina

Osobni asistenti su slični izvršnim pomoćnicima ili uredskim pomoćnicima u kojima svi obavljaju rutinske administrativne poslove, tako da netko drugi ne mora. Dužnosti će vjerojatno uključivati ​​provjeru ili odgovaranje na telefonske pozive, pisma i e-poštu, upravljanje rasporedom i vođenje bilješki na sastancima.

Razlika je u tome što osobni asistenti pomažu samo jednoj osobi, a mogu pomoći i kod osobnih zadataka kao što su kupovina ili zakazivanje društvenih angažmana.

Neki ljudi delegiraju projektni rad svojim asistentima ili im zamjenjuju pomoćnike u njihovom odsustvu.

Zahtjevi posla za osobne asistente

Iako ne postoji određeni minimalni zahtjev za osobne asistente u smislu obrazovanja, pozadina u poslovnom ili administrativnom radu pomaže. Drugi ili treći jezik može biti važan iu nekim slučajevima. Općenito, vještine koje imate su važnije od vašeg obrazovanja. Rasprava o nekim od tih potrebnih vještina može vam pomoći da odlučite je li ova vrsta posla za vas.

Evo popisa vještina osobnog asistenta za biografije, propratna pisma, prijave za posao i intervjue. Potrebne vještine će se razlikovati ovisno o poslu za koji se prijavljujete, pa također pregledajte naš popis vještina navedenih prema poslu i vrsti vještine. Pregledajte ovaj popis i provjerite jeste li koristili te vještine na prethodnim poslovima ili ste ih stekli kroz obuku.

Napravite bilješke o tome kada i kako ste koristili ili razvili te vještine. Zatim ih dodajte u svoj životopis i popratno pismo ili zadržite pri ruci za popunjavanje prijava za posao. Ljudi koji prikazuju aplikacije često će tražiti ključne vještine. Uskladite svoje vještine s onima koji su objavljeni kao potrebni za posao. Zatim budite sigurni da su navedeni u popratnom pismu i navedeni na vašem životopisu.

Također biste trebali odgovoriti na intervju o tome kako ste koristili svoje vještine na prethodnim pozicijama. Imajte primjer kako ste riješili problem na radnom mjestu koristeći jednu ili više tih vještina. Pokažite kako je korištenje vaših vještina pridonijelo uspjehu projekta.

Primjeri vještina osobnog asistenta

Ovaj popis nije iscrpan, ali uključuje neke od najvažnijih, traženih vještina za osobne asistente.

Organizacija i upravljanje vremenom

Kao osobni asistent, veliki dio vašeg posla bit će da se netko drugi organizira i da bude raspoređen. Stoga se morate dobro organizirati. Srećom, organizacija se može naučiti. Postoje specifične tehnike koje možete prilagoditi kako bi učinili vaše korištenje vremena učinkovitijim i kako biste svoj život i život vašeg upravitelja održali u redu.

Pisana i verbalna komunikacija

Morat ćete razumjeti i slijediti upute, a informacije ćete morati prenositi jasno i iskreno. Ovisno o pojedinostima vaše pozicije, možda ćete morati pozdraviti klijente, odgovoriti na korespondenciju ili izraditi izvješća i prezentacije. Svi ovi zadaci zahtijevaju vrhunske komunikacijske vještine, uključujući govor i pisanje, slušanje i čitanje.

Točnost i pozornost na detalje

Pozornost na detalje je kritična komponenta kako za organiziranje tako i za dobro komuniciranje.

Nejasnoća ili netočnost u najboljem slučaju stvaraju neučinkovitost, a također mogu uzrokovati ozbiljne pogreške ili otuđiti kolege vašeg upravitelja.

Poznavanje relevantnog softvera

Koji softver morate obraditi može varirati, ali će vjerojatno uključivati ​​obradu teksta, proračunske tablice, baze podataka, kalendare, stolno izdavaštvo i PowerPoint, ili nešto slično. Biti u stanju pružiti barem minimalnu tehničku podršku je plus. Možda ćete morati procijeniti nekoliko različitih programa i aplikacija kako biste odabrali za sebe najbolje alate za postizanje ciljeva vašeg menadžera. Uvijek, vaš je posao učiniti posao vašeg upravitelja lakšim i jednostavnijim, a to može zahtijevati puno rješavanja problema iza kulisa.

Takt i diskretnost

Kao osobni asistent često ćete biti izloženi osjetljivim materijalima, od poslovnih tajni do vrlo osobnih podataka koje ćete trebati čuvati kao povjerljive.

Srodna vještina je takt, sposobnost da se reagira nježno ili uopće ne na informacije koje bi drugi ljudi mogli smatrati teškim ili neugodnim. Drugim riječima, morate biti sigurna osoba za koju vaš menadžer može biti ranjiv. Uostalom, samo ćete znati koliko im je potrebna pomoć.

Popis osobnih asistenata

Administrativne vještine

Te vještine su često dio opisa posla za osobnog asistenta ili su vještine dodane vrijednosti. Vašem poslodavcu možda će trebati netko tko će joj moći obavljati te zadatke.

• Upravni
• imenovanja
• Dopisivanje
• zadataka
• Događaji
• Planiranje događaja
• podnošenje
• Provedbeni postupci
• Održavanje rasporeda
• sastanci
• Upravljanje uredima
• Upravljanje projektima
• Istraživanje
• Zakazivanje
• Uzimanje diktata
• Preuzimanje poruka
• Voditi bilješke
• Putni aranžmani
• Planiranje putovanja

Vještine komunikacija

Kao osobni asistent, svi aspekti komunikacije su važni za posao. Budite spremni pokazati svoje iskustvo ili obuku.

• Javi se na telefon
• Komunikacija
• E-mail
• Pozdravni posjetitelji
• Rukovanje upitima
• Umrežavanje
• Neverbalna komunikacija
• Provjera poziva
• Verbalne komunikacije
• Pisane komunikacije

Financijske vještine

Imate li iskustva ili obuku za te zadatke?

• Računovodstvo
• Proračun
• Nabava
• Katalog
• kupovina

Vještine tehnologije

Jeste li u mogućnosti koristiti različite platforme i uređaje i učiniti osnovno rješavanje problema?

• Računalo (PC, Mac, tablet)
• Upravljanje bazom podataka
• Microsoft Office
• Priprema prezentacije
• Izvještaji
• Obrada riječi

Vještine osobnog majstorstva

Te vještine su često dio vaše osobnosti. Pokažite kako ste ih koristili i razvijali.

• povjerljivost
• Diplomatski
• Diskrecija
• savitljivost
• interpersonalna
• multitasking
• Organizacija
• Pozitivan stav
• Rješavanje problema
• Profesionalno ponašanje
• Samo-motivirani
• Timski igrač
• Upravljanje vremenom
• Radite samostalno

Ako niste koristili te vještine na prethodnom poslu, pogledajte kako ste ih razvili na volonterskim ili neplaćenim poslovima ili ih koristite u osobnom životu. Koristite li te vještine kao dio vjerske zajednice ili za studentski projekt u školi? Jeste li razvili vještine kao dio sportskog tima ili individualnog sporta? To iskustvo također može biti korisno i učiniti vas boljim kandidatom za taj položaj.

U sljedećem uzorku nastavak osmišljen za osobnog asistenta, uzmite u obzir kako je nekoliko gore spomenutih vještina uključeno u tekst, posebno "temeljne kvalifikacije".

Primjer Nastavi osobnog asistenta

Ovo je primjer rezimea za položaj osobnog asistenta. Preuzmite predložak životopisa (kompatibilan s Google dokumentima i Wordom Online) ili pogledajte niže za više primjera.

Preuzmite Wordov predložak

Primjer nastavka osobnog asistenta (tekstualna verzija)

Carly Applicant

999 Glavna ulica

New York 10003

(123) 555-1234

[email protected]

CILJ KARIJERE

Detaljno orijentirani i visoko organizirani osobni asistent koji dobro poznaje pružanje besprijekorne podrške rukovoditeljima na razini C, kao i samostalno obavljanje administrativnih obveza, rasporeda zakazivanja sastanaka i putovanja, kupovine i planiranja događaja bez napora, traži položaj osobnog asistenta na vrhu firma.

OSNOVNE KVALIFIKACIJE

• Može obraditi osjetljive podatke i obraditi svu korespondenciju i diktat s beskompromisnim integritetom i povjerljivošću.
• Može lako izgraditi odnos s klijentima, dobavljačima i projektnim dionicima osobno i pismeno.
• Sposobni utjecati na obrazovanje u računovodstvu kako bi točno uskladili knjige i izvršili funkcije proračuna i nabave.
• Uvijek održava pozitivno i potpuno profesionalno ponašanje, sa sposobnošću usađivanja povjerenja i angažmana drugih.

PROFESIONALNO ISKUSTVO

GLENGARRY INCORPORATED, Columbia, MO

Osobni asistent predsjednika, Rujan 2016.-danas

Osigurati sveobuhvatnu administrativnu i osobnu podršku osnivaču butik financijske tvrtke za savjetovanje, s opsegom odgovornosti koji uključuje diktat, korespondenciju, uredsko poslovanje, odnose s dobavljačima, raspoređivanje sastanaka, koordinaciju putovanja i funkcije planiranja događaja.

• Planirane su sve pojedinosti za vrlo uspješne događaje u odnosima s klijentima, uključujući vikende za golf i tenis, seminare o financijskom planiranju i bankete za dioničare.
• Izvorni i osigurani ekonomični putnički i zabavni dobavljači smanjuju putne troškove za 15%.
• Koristi Adobe Creative Suite za izradu vizualno privlačnih novih marketinških brošura i mjesečnog biltena.

OBRAZOVANJE

Bachelor of Science u poslovnoj administraciji (Manje: Računovodstvo)2016; GPA 3.9

Sveučilište Missouri, Columbia, MO

Dekanov popis; Diplomirao je Summa cum Laude

Tehničke sposobnosti: Microsoft Office Suite, QuickBooks i Adobe Creative Suite. Tečno govori španjolski.