5 Razlike između projekata i poslovanja kao uobičajenih

Radite li na projektu? Ili je ono što radite dio svakodnevnog poslovanja vašeg poslovanja?

Kad razgovaram s ljudima u timovima, često mi kažu da nisu sigurni rade li na projektu ili poslovanju kao što je to uobičajeno. Obje su potrebne u organizaciji i jednako su valjane, ali pomaže u razumijevanju onoga na čemu radite kako biste bolje mogli vidjeti gdje se on uklapa u organizaciji.

Postoji pet glavnih razlika između rada na projektu i poslovanja kao i obično (često skraćeno kao BAU).

Promjena u odnosu na identificiranje poslovanja

Prvo, postoji razlika u načinu na koji se upravlja promjenom.

Poslovanje kao uobičajeno poslovanje vodi poslovanje. Drže svjetla upaljena, služe kupcima i pogađaju ciljeve. BAU timovi su također prvi koji znaju kada postojeći procesi ne rade i više nisu korisni. Kada se to dogodi, timovi BAU prepoznaju potrebu za promjenom.

Upravitelj, kao dio strateškog pregleda, može predložiti koje promjene treba napraviti kako bi jedinica postigla svoje ciljeve. Ili član tima može dati prijedlog za promjenu. Na drugom kraju spektra, vi svibanj imati puni poslovni slučaj proizveden od strane viši menadžer da dostavi promjene potrebne kako bi pomogli njihovoj podjeli postići svoje godišnje ciljeve.

To nije samo racionalizacija poslovnih procesa. Oni koji rade u BAU ulogama mogu također shvatiti da je promjena bitna zbog promjena u regulatornom okviru ili kao dio konkurentnog okruženja za organizaciju. Frontline osoblje radi na isporuci strategije i zna što želi biti drugačije da bi tamo stiglo.

Projekti, s druge strane, pomažu u provedbi svih tih promjena. Projekti donose promjene na i kroz BAU funkcije pomoću upravljanja projektima. Mi ćemo razjasniti što je upravljanje projektima dalje. Projektna organizacija radi na dostavljanju promjena koje su BAU timovi odredili. To se događa kada projekt prođe kroz proces odobravanja, što je obično poslovni slučaj i odobrenje višeg rukovodstva.

To ne znači da ljudi u projektnoj ulozi ne mogu predložiti poboljšanja u poslovnoj praksi, ali to će činiti u ulozi zaposlenika, a ne kao dio njihove projektne uloge.

Ova podjela, koju ćete također čuti sažeti kao "promjena poslovanja, vođenje poslovanja", primjetna je i na kraju projekata. Promjena koju projekt provodi je isporuka rezultata. To bi mogao biti novi softver, zgrada, nova usluga ili nešto drugo. BAU tim je odgovoran za to i dobro ga iskoristiti za ostvarivanje koristi. Drugim riječima, projekt pruža mogućnost dobivanja povlastica, a BAU operacije koriste tu sposobnost kako bi ostvarile koristi.

Upravljanje naspram ublažavajućeg rizika

Da bi poslovanje bilo uobičajeno i učinkovito, pronaći ćete da timovi BAU nastoje ublažiti sve rizike za poslovanje. Uzimanje neizvjesnosti iz poslovanja za bolju organizacijsku stabilnost i ponovljive procese je dobra stvar.

Po svojoj prirodi da su jedinstveni i neizvjesni, projekti zahtijevaju element rizika. Tvrtka čini pomalo skok u nepoznato samo radeći projekt jer uvodi promjene i isporučuje nešto što prije nije bilo.

Projektni timovi, dakle, pristupaju riziku na drugačiji način od BAU timova. Voditelji projekata nastoje upravljati rizikom - pozitivnim i negativnim - kako bi dobili najbolje rezultate. To može uključivati ​​rizik ublažavanja kako bi se pokušalo ograničiti vjerojatnost da će se to dogoditi, ali to uključuje i druge strategije upravljanja rizicima. Malo je vjerojatno da ćete ikada ugasiti rizik za neki projekt, ali to ćete možda moći učiniti zbog dobrih operativnih razloga za vaš rad na BAU.

Jedan je vezan za vrijeme, drugi je u tijeku

Projekti imaju početni, srednji i završni datum te su jednokratni događaj. To je životni ciklus projekta. Zapravo, najvažnija karakteristika projekta je da završava. Voditelj projekta i tim rade na projektu tijekom tog vremena. Na kraju, tim je raspušten.

BAU se ne zaustavlja i traje. Naravno, možete zatvoriti funkciju ili zaustaviti proces ako to više nije potrebno za posao - iako bi se njime upravljalo kao projektom! BAU funkcija proizvodi tekući rad bez predvidljivog datuma završetka.

Kapitalizirati ili ne kapitalizirati

Projekti se mogu kapitalizirati i često BAU ne može biti - oslanjate se na operativne troškove za vaše tekuće poslovanje kao i obično. Drugim riječima, računovodstveni postupci za projekte i druge zadatke su različiti.

Financiranje projekta često se odnosi na dovođenje sredstava u uporabu - što znači da se troškovi mogu kapitalizirati. U nekim slučajevima, ovisno o tome gdje se nalazite u svijetu i vašim lokalnim računovodstvenim propisima, čak možete uzeti troškove projekta ispod linije.

Troškovi BAU-a obično se smatraju operativni (operativni troškovi) i prate se u računu dobiti i gubitka društva.

Financiranje projekata i financiranje poslovanja općenito je vrlo specijalizirano područje pa je uvijek najbolje uzeti savjet od vaših financijskih stručnjaka prije donošenja prosudbi o tome što bi trebalo i ne bi trebalo kapitalizirati u vašoj organizaciji. Računovodstvena pravila razlikuju se od zemlje do zemlje, pa čak i od organizacije u kojoj pojedinačna poduzeća imaju određene procese i načine rada.

U nedoumici uvijek provjerite!

Cross-Functional vs. Functional Teams

Konačno, postoji velika razlika u sastavu projektnih timova. Projekti obično uključuju multidisciplinarne timove stručnjaka koji su okupljeni kako bi ostvarili određeni učinak. Znati kako motivirati projektni tim je važno jer svi ne znaju specifičan cilj na samom početku. Ako ljudi nemaju jasno razumijevanje o čemu rade, onda su skloni da ne rade najbolje što mogu.

Projektni timovi su sastavljeni od ljudi koji ispunjavaju određene uloge. To nisu radna mjesta već pozicije unutar projekta s različitim odgovornostima. Glavne uloge projektnog tima su:

• Sponzor projekta
• Voditelj projekta
• Viši dobavljač (organizacija odgovorna za obavljanje posla, koja može biti interni tim kao što je IT ili vanjski izvođač ili prodavač)
• Kupac (to može biti interni korisnik, kao što je drugi upravitelj odjela, ili, u organizaciji za klijentske usluge, klijent kojem isporučujete projekt)
• Stručnjaci za određenu temu (ljudi su doveli u tim za vrijeme trajanja projekta ili dijela projekta koji koriste svoju stručnost kako bi doprinijeli uspjehu projekta).

Saznajte više o ulogama u projektnom timu.

S druge strane, rad BAU-a obavljaju funkcionalni timovi. Oni su sami po sebi stručnjaci, ali grupirani zajedno kao podjela. Uobičajeno je da postoji manje preklapanja između funkcija i drugih odjela nego projektnih timova.

Obično je vrlo jasno na čemu bi trebali raditi timovi BAU i ciljevi su jasni. Oni će imati definirane ciljeve i viziju uloge koju odjel ima u tvrtki. Primjer bi bio tim za korisničku službu koji radi kao dio veće podjele korisničkih usluga koja upravlja pozivima i porukama e-pošte korisnika o vašem proizvodu.

To je komplicirano jer se može preklapati. Na primjer, vođa tima u tom pozivnom centru je stručnjak na tom području. Oni mogu biti upućeni u projektni tim kako bi upravljali radnim paketom i resursima koji se odnose na isporuku dijela projekta koji se odnosi na kontakt s klijentima. Ali u njihovom radu na projektu oni preuzimaju ulogu stručnjaka za predmet, a ne vođu tima za usluge kupcima. Kao član projektnog tima, oni će biti odgovorni za svoj dio proračuna projekta i imaju visok stupanj diskrecije oko toga kako se posao provodi kako bi se postigli krajnji ciljevi.

Možda to nisu imali u svojoj BAU ulozi.

BAU i projektni sukobi

Rad na projektima i rad na BAU-u mogu lijepo sjediti jedan uz drugi, ali često može doći do napetosti. To se događa zato što projekti pokušavaju promijeniti status quo. Status quo radi prilično dobro i ljudi uglavnom ne vole promjene.

Drugo, kada tražite od ljudi da se pridruže vašem projektnom timu, oni mogu patiti od sukoba lojalnosti. Je li to njihova prva odgovornost na njihovom dnevnom poslu ili projektu? Ovdje mogu pomoći jasni ciljevi i snažna predanost projektu od strane rukovodstva, kao i održavanje komunikacijskih linija otvorenih kako bi znali koji bi trebali biti prioriteti.

Treće, održavanje poslovanja uvijek je prioritet. To ima implikacije za projektne timove koji bi mogli vidjeti da im je financiranje smanjeno, ključni resursi povučeni na BAU uloge i vremenski rokovi odgođeni jer održavanje svakodnevnih operacija organizacije ide u fokus.

Voditelji projekata mogu biti frustrirani time, ali uvijek će biti tako i trebalo bi biti. Nema smisla isporučivati ​​fantastičan projekt ako je tvrtka u međuvremenu propala i nema nikoga tko bi koristio ono što ste izgradili!

Imajući na umu ove smjernice, trebalo bi biti lako vidjeti radite li na projektima ili BAU ili oboje.