Smjernice za pravno fakturiranje ili obračunske sate

Praćenje i vrijeme naplate klijentima važan je i neizbježan dio rada u odvjetničkoj tvrtki. Partneri, suradnici, paralegali, osoblje za podršku u parnicama i drugi mjeritelji vremena svoje vrijeme naplaćuju u šest, deset ili petnaest minuta, ovisno o politici tvrtke i smjernicama klijenta. Ako ne uspijete naplatiti svoje vrijeme, tvrtka ne može fakturirati klijentu, a tvrtka se ne plaća. Dakle, mjerenje vremena je funkcija od vitalnog značaja za uspjeh odvjetničke tvrtke.

Kako se sudske pristojbe povećavaju, klijenti su postali sve više svjesni troškova i pamet. Slijedom toga, klijenti pažljivije ispituju zakonske račune i koriste razne aplikacije za baze podataka koje elektronski sortiraju i analiziraju podatke o naplati. Rastući trend ka e-naplati (elektronički računi) podvrgava zakonske fakture povećanoj kontroli, pregovorima i sporima.

Bilo da ste novi u vremenu naplate ili veteranima za vrijeme, savjeti u nastavku mogu vam pomoći u pravovremenom, točnom i preciznom unosu vremena.

Detaljni opisi obračuna

Detaljni opisi zadataka temeljna su komponenta dobro izrađene fakture. Važno je da opis vaših napora sadrži dovoljno detalja kako bi recenzent mogao procijeniti prirodu i vrijednost zadatka.

Postizanje prave ravnoteže između sažetosti i detalja može biti teško. Opis zadatka koji je predug i obiman povećava dvosmislenost i razrjeđuje shvaćanje. Opis koji je prekratak otežava procjenu prikladnosti izvršenog zadatka i potrošenog vremena. Na primjer, izrazite fraze kao što je "pregled datoteke", "probna priprema" i "pregled dokumenata" malo znaju reći priču o tome što ste učinili i zašto ste sudjelovali u određenom zadatku. Umjesto "pregleda dokumenata", bolji opis je "Pregled drugog upitnika tužitelja".

Izbjegavajte blokiranje naplate

Blokiranje je praksa navođenja grupe zadataka u sažetak bloka u jednom unosu vremena. Na primjer: „Nacrtajte zahtjeve za ispitivanje; telefonska konferencija s dr. Brownom Re: stručno izvješće; sažeti izjavu gospodina Smitha; preispitati i revidirati dopisivanje suprotnim braniteljima. 7,3 sati."

Klijenti prepoznaju blok obračun kao strategiju za prikrivanje neučinkovitosti. Štoviše, mnogi sudovi ne dopuštaju fakturiranje blokova jer ometaju djelotvornu naknadu troškova odvjetnika nakon presude. Učinkovitiji način naplate je odvojeno specificiranje svake neovisne aktivnosti i odgovarajuće vrijeme.

Vrijeme bilježenja Odmah

Snimanje vremena odmah nakon dovršetka zadatka najbolji je način da se osigura točnost. Pokušaj rekonstrukcije dnevne (ili tjedne ili mjesečne) aktivnosti poslije je teška i potiče vrijeme “punjenja” (napuhavanje stvarnog vremena utrošenog na zadatak da popuni praznine u nestalom vremenu).

Možda će vam biti nepraktično unositi svaki zadatak u vaš softver za mjerenje vremena čim ga dovršite. Stoga je mudro razviti sustav za snimanje vremena koji potiče brzo mjerenje vremena. Neki mjeritelji vremena diktiraju svaki zadatak odmah nakon što su ga izveli i na kraju dana prepisuju. Drugima je lakše držati bilježnicu vremena, bilježeći svaki zadatak rukom, a zatim ga upisati (ili ga unijeti tajnica) na kraju dana, tjedna ili obračunskog razdoblja.

Zapamtite svoju publiku

Kao i svaki drugi dokument koji se pripremate za nečiju recenziju, važno je imati na umu vašu publiku prilikom snimanja unosa vremena. Možda znate osobu koja pregledava vaše račune - možda korporativni pravnik dodijeljen datoteci. Međutim, shvatite da se pregled možda neće završiti. U mnogim slučajevima fakturu obrađuje određeni broj pojedinaca na različitim razinama unutar i izvan tvrtke, uključujući pravne stručnjake, računovođe u korporaciji klijenta i revizore treće strane. Prilikom snimanja vremena najbolje je izbjegavati kratice, sleng i složeni žargon.

Koristite sažetu pravnu terminologiju, ali imajte na umu da vaše preglede mogu pregledati pojedinci koji nisu obučeni zakonom.

Upoznajte se s pravilima naplate za klijente

Svaki klijent ima svoje politike i postupke naplate.Ta su pravila često sadržana u pismu klijenta o zadržavanju ili angažmanu. Ove politike naplate mogu sadržavati ograničenja za osoblje, proračunske smjernice, politike isplate i specifične smjernice za mjerenje vremena. Postajući svjesni osnovnih pravila na početku, možete odgovornije odgovoriti na svoje vrijeme i ispuniti očekivanja klijenata.

Korporativni klijenti sve više koriste naplatu temeljenu na zadacima. Naplata koja se temelji na zadacima prati naplatu tvrtke putem sudskog postupka. Svakoj suštinskoj aktivnosti dodijeljen je računalni kôd koji je unaprijed odabrao klijent. Zatim se šifrirani račun elektronski sortira i analizira, što omogućuje detaljnu analizu računa. Dio upoznavanja s pravilima o naplati klijenata uči i pravilno primjenjuje mnoštvo specijaliziranih kodova naplate temeljenih na zadacima koji su jedinstveni za svakog klijenta.