Pravila za bonton e-pošte na radnom mjestu

Iako ne smijete koristiti e-poštu za društveno komuniciranje onoliko koliko ste nekada činili, vjerojatno je još uvijek koristite za profesionalnu korespondenciju. Ako na taj način stupite u interakciju sa svojim kolegama, šefom, klijentima i klijentima, te potencijalnim poslodavcima, slijedite ovih šest pravila za pravilnu etiketu e-pošte.

1. Pripazite na svoje manire

Čak iu svijetu u kojem žurimo što brže učiniti stvari kako bi prešli na sljedeći zadatak, uzmite si vremena za korištenje dobrog ponašanja u svojoj e-pošti. Nemojte zanemariti reći "molim" i "hvala".

Kada se obraćate osobama koje ne poznajete dobro ili uopće, ili s kojima imate samo formalni odnos, obratite im se po njihovom imenu i prezimenu, osim ako vas nisu zamolili da postupite drugačije. Recimo, "Dragi gospodine White" ili "Draga gospođice Gray." Ako odgovarate na poruku e-pošte i pošiljatelj izvorne poruke ga je potpisao samo sa svojim imenom, onda možete sigurno pretpostaviti da je u redu da ih adresirate na isti način.

2. Pazi svoj ton

Ton je kako vi, kao pisac, možete izraziti svoj stav u poruci e-pošte. Ona utječe na način na koji je primljena. Obično želite biti sigurni da ćete primatelju naići na poštovanje, prijateljstvo i pristupačnost. Ne želite zvučati ukočeno ili zahtjevno. Ponovno pročitajte poruku nekoliko puta prije nego što pritisnete gumb za slanje.

Kada pišete nekome s kim ste ranije komunicirali, počnite izgovarati nešto prijateljsko poput: "Nadam se da ste dobro." Dok vam emojije lakše pomažu u prenošenju tona, uzdržite se od korištenja u profesionalnoj e-pošti, osim ako ne pišete nekome s kim imate vrlo neformalan odnos. Nikada ih nemojte koristiti prilikom pisanja potencijalnom poslodavcu.

Uvijek se smatra da je loša etiketa e-pošte da napišete e-poruku ili dio jednog u svim velikim slovima. Izgledat ćeš kao da vičeš.

3. Budite kratki

Zauzeti ljudi nemaju ni vremena ni sklonosti potrošiti više od minute čitanja pojedinačne e-pošte. Ako želite dopustiti primatelju da brzo pročita vašu poruku - a da je i dalje razumije - morate je ukratko sačuvati.

Međutim, nemojte izostaviti relevantne detalje. Pobrinite se da vaša poruka jasno prenosi vaš razlog za pisanje. Nitko ne štedi vrijeme ako završite s naprijed-natrag dok pokušavate objasniti detalje koje ste izostavili.

4. Izbjegavajte korištenje kratica za tekstualne poruke

Iako želite uštedjeti vrijeme, u profesionalnoj e-pošti ne biste trebali koristiti kratice za pisanje teksta. Ako puno pišete, kao što to čine mnogi ljudi, možda ste navikli na korištenje neke vrste stenografije da biste razgovarali s prijateljima.

Na primjer, možete koristiti "u", "ur" i "plz" umjesto "vi", "vaš" i "molim vas." Te kratice nemaju mjesta u poslovnoj korespondenciji, osim ako primatelj nije osoba s kojom imate povremenu vezu.

5. Koristite profesionalnu adresu e-pošte

Za poruke koje se odnose na vaš trenutni posao uvijek koristite adresu e-pošte koju vam je dodijelio poslodavac. Međutim, nikada ne biste trebali koristiti za slanje poruka koje nisu povezane s vašim poslom, na primjer, ako tražite novu. Umjesto toga koristite osobni račun e-pošte.

Ako nemate osobni račun, na primjer, onaj koji vam je davatelj internetskih usluga pružio prilikom prijave za uslugu, dobiti besplatan račun e-pošte. Koristite Gmail ili neku drugu uslugu za postavljanje adrese koja zvuči profesionalno. Nemojte koristiti ništa glupo ili sugestivno. Prvo početno i prezime ili vaše puno ime su odgovarajući izbor.

6. Ne zaboravite pravopis i brojanje gramatike

Važno je da pažljivo provjerite svoju e-poštu. Nikada nemojte zanemariti ovaj kritični korak, bez obzira koliko ste zauzeti. Stvari na koje želite biti pažljivi su ispravno pisanje i ispravna gramatika. Osim ispravnog pisanja uobičajenih riječi, također želite ispravno pisati imena ljudi, uključujući ime vašeg primatelja i ime njegove ili njezine tvrtke.

Budite oprezni kad se previše oslanjate na provjeru pravopisa. Možda neće primijetiti pogrešno napisane riječi ako se pogrešno koriste. Na primjer, alat za provjeru pravopisa neće označiti riječ "do" u rečenici, "moram postaviti pitanja za vas", iako bi u tom kontekstu trebao biti "dva". Dvaput provjerite pravopis koji niste sigurni pomoću besplatnog online rječnika kao što je Merriam-Webster.