Opis pomoćnog izvršnog pomoćnika: plaća, vještine i još mnogo toga

Izvršni asistenti slični su administrativnim pomoćnicima ili tajnicima u tome što svi podržavaju tuđi posao - obično izvršni - tako što upravljaju ili nadziru uredske dužnosti. Razlika je u tome što je izvršni pomoćnik posebno viši službenik koji je dodijeljen vrhunskom rukovoditelju. To uključuje nadzor i osposobljavanje drugih uredskih djelatnika, kao i rješavanje zadataka koji bi mogli imati dramatičan učinak na uspjeh tvrtke.

Dužnosti i odgovornosti izvršnog pomoćnika

Ovaj posao općenito zahtijeva sposobnost obavljanja sljedećeg posla:

• Računovodstvo / knjigovodstvo
• Upravljanje kalendarom
• Odnosi s klijentima
• Dizajnirajte i održavajte sustav arhiviranja
• Organizirajte sastanke
• Vodite evidenciju
• Dogovorite putne planove
• kucanje
• Planiranje događaja
• Pripremite izvješća
• Obrada izvješća o troškovima
• Uzmi sastanak

Dužnosti izvršnog pomoćnika uključuju iste dužnosti koje obavljaju administrativni pomoćnici: donošenje i prihvaćanje telefonskih poziva; slanje dopisa, e-poruka i pisama u ime izvršne vlasti; primanje posjetitelja; planiranje rukovanja; i više. Oni također djeluju kao čuvari kapije, donoseći odluke o tome tko će dobiti pristup izvršnoj vlasti i koje informacije dobiva izvršna vlast.

Često provode istraživanja i pripremaju izvješća koja utječu na politiku tvrtke. Ove odgovornosti znače da izvršni pomoćnici moraju temeljito razumjeti rad svog poslodavca. Kao rezultat toga, ti radnici također mogu djelovati kao veza između izvršne vlasti i ostalog osoblja.

Plaća izvršnog pomoćnika

Izvršni pomoćnici zaradili su srednju godišnju plaću u iznosu od 59.340 dolara u 2018. godini, što ih stavlja samo izvan prvih 10% zarada među svim tajnicima i administrativnim pomoćnicima:

• Srednja godišnja plaća: 38.880 USD (18,69 USD / sat)
• 10% godišnje plaće: $ 64,230 ($ 30,88 / sat)
• Donja 10% godišnje plaće: 24.690 USD (11,87 USD / sat)

Izvor: Američki zavod za statistiku rada, 2018

Obrazovanje, obuka i certifikacija

Postoji nekoliko obrazovnih zahtjeva za početak rada kao tajnica, ali postizanje pozicije izvršnog pomoćnika obično dolazi tek nakon nekoliko godina iskustva.

• Obrazovanje: Srednjoškolska diploma dovoljna je za većinu radnih mjesta na početnoj razini, ali oni s diplomom suradnika ili prvostupnika u poslovnim područjima bit će bolje utrživi.
• Certifikacija: Nitko ne mora biti certificiran da bude izvršni pomoćnik, ali postoje certifikati dostupni putem online tečajeva za većinu softverskih programa koji zahtijevaju stručnost. Takvi certifikati mogu učiniti kandidata za posao privlačnijim.
• Trening: Iskustvo i povjerenje stječu se obavljanjem posla, a izvršni su se pomoćnici uglavnom dokazali tijekom dužeg vremenskog razdoblja.

Vještine i kompetencije izvršnog pomoćnika

Tipkanje, podnošenje i druge klerikalne vještine su važne, ali najbolji izvršni pomoćnici često imaju jake osobnosti koje su izložene kroz nekoliko korisnih vještina:

• Komunikacijske vještine: Izvršni asistenti često služe kao vratar, odlučuju koje poruke i koje posjetitelje ili pozivatelje treba ići izravno svom poslodavcu i koje treba preusmjeriti ili obraditi na neki drugi način. To uključuje sposobnost brzog prikupljanja informacija od onih koji traže vrijeme od svog šefa.
• Upravljanje vremenom: Svatko tko upravlja vremenom druge osobe, kao što izvršni pomoćnici često rade za svoje šefove, također mora biti dobar u upravljanju vlastitim vremenom.
• Pouzdanost: Izvršni asistenti često imaju pristup osjetljivim informacijama, a rukovoditelji za koje rade moraju u potpunosti imati povjerenja u njih kako bi bili što učinkovitiji na svojim poslovima.

• multitasking: Izvršni asistenti redovito obavljaju više od jednog zadatka u isto vrijeme dok vode računa o rasporedu svojih šefova i drže ih na pravom putu.

Job Outlook

Očekuje se da će se mogućnosti zaposlenja za izvršne tajnike i administrativne pomoćnike smanjiti za oko 17% tijekom desetljeća koje se završava 2026. godine, prema US Bureau of Labor Statistics. To je daleko gore od 7% -tnog rasta predviđenog za sva zanimanja i znatno lošiji od 5% -tnog pada predviđenog za sve tajnike i pomoćnike.

Smanjenje se pripisuje povećanju broja menadžera u organizaciji koja dijeli jednog asistenta. To je više moguće jer su mobilne i druge elektroničke komunikacije učinile da rukovoditelji imaju veću vjerojatnost da obrađuju vlastitu korespondenciju i raspoređivanje.

Radno okruženje

Izvršni pomoćnici obično rade u uredu i komuniciraju s posjetiteljima, pozivateljima i drugim rukovoditeljima, uz svoje šefove. Rad može biti brz i zahtjevan, a uloga čuvara vrata ponekad zahtijeva od izvršnih asistenata da kažu ne onima koji ne žele prihvatiti ne kao odgovor.

Radni raspored

Sati često slijede one tipične za poslovni tjedan. Međutim, rukovoditelji koji rade kasno ponekad očekuju da njihovi izvršni pomoćnici budu dostupni i nakon radnog vremena.

Kako dobiti posao

PRIJAVITE SE

Primijenite izravno s tvrtkama ili preglednim otvorima na web-lokacijama poput Doista, Monster i Glassdoor.

REFERENCE

Budite spremni s ljudima koji mogu potvrditi vašu pouzdanost i pouzdanost - važne osobine za asistenta.

Usporedba sličnih poslova

Osobe zainteresirane za rad kao izvršni pomoćnik također bi mogle uzeti u obzir jednu od sljedećih putova karijere, navedene s medijanom godišnjih plaća:

• Knjigovođa: $40,240
• Sudski izvjestitelj: $57,150
• Financijski referent: $39,570

Izvor: Američki zavod za statistiku rada, 2018